AdmHR-prosjektet gir resultater 

I perioden januar 2008 til desember 2010 har Helse Sør-Øst RHF, har AdmHR prosjektet arbeidet med etablering av fellestjeneste for HR-tjenester for alle elleve helseforetakene i regionen.

Innfor tid, kvalitet og kost
Styringsgruppen for AdmHR-prosjektet mener at prosjektet nå på en god måte har fulgt opp styret i Helse Sør-Øst RHF sine vedtak i desember 2007, om å etablere en felles tjeneste for hele helseforetaksgruppen, innenfor områdene lønn, rekruttering og ressursstyring.

Vidar Lødrup, HR direktør i Helse Sør-Øst, er godt tilfreds med at man har klart å ferdigstille en av de sentrale forutsettingene for Helse Sør-Øst sin HR-strategi, samtidig som man gjennom tett prosjektoppfølging har klart å levere prosjektet innenfor tid, kvalitet og kostnad.

- Dette er et resultat av mange års hardt arbeid. Sykehuspartner har gjort en god jobb, i en periode med store omstillinger, ressursutfordringer og krevende parallelle innføringsløp. Lødrup roser også den store innsatsen som er gjort ved helseforetakene, med tilrettelegging for innføring av nye systemer, også dette samtidig med andre og til dels store omstillinger.

Ansatte har medvirket
Medlem av AdmHR styringsgruppen, Irene Kronkvist (konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst RHF) fremhever at etableringen av fellestjenesten har vært en god prosess med omfattende involvering av de ansatte i henhold til Helse Sør-Øst sine 12 prinsipper for involvering og medbestemmelse. De tilitsvalgte i styringsgruppen har vært særdeles opptatt av at de virksomhetsoverdragelsene som har funnet sted i prosjektet, skulle skje på en ivaretakende og riktig måte, og at formålet med innføringen skal ha vært løpene avklart med ansatte og ansattes organisasjoner i prosessen.
- Hovedinntrykket er at disse elementene er godt ivaretatt i foretakene, sier Kronkvist.

Det gjenstår fortsatt noe arbeid og beslutninger. Styringsgruppen foreslår at det nå etableres et oppfølgingsprosjekt som støtte for helseforetakenes videre arbeid med gjennomføring og praktisk tilrettelegging.

Etablering av lønns- og personalsystem (L&P)
Trude Steinmo, som var HR-sjef og prosjektleder for innføring av Personalportalen ved Sykehuset Asker og Bærum, mener et vellykket resultat av en så omfattende prosess er betinget av riktig innstilling hos de involverte. - Deltakerne i prosjektet ved Sykehuset Asker og Bærum har vært involvert fra første stund. Dette ga et eierskap til deres respektive ansvarsområder, noe som igjen dannet grunnlaget for et godt samarbeid.

Gevinster for medarbeidere
Tilbakemeldinger fra foretakene vitner om at de aller fleste raskt har tilpasset seg det nye systemet og ser fordelene ved det. Lederne synes rollen sin og oppgavene har blitt mer oversiktlig og tydelige. De ansatte har nå mer kontroll på opplysningene sine, man får avdekket eventuelle feil og får stilt spørsmål.

Innføringsaktiviteter, virksomhetsoverdragelser og gevinstrealiseringsaktiviteter er gjennomført slik planen har vært.  Innføring av nytt lønns- og personalsystem har foregått tilnærmet knirkefritt ved alle foretak, takket være blant annet tett og godt samarbeid med leverandøren av Personalportalen, Sykehuspartner.

Ressursstyring og arbeidsplanlegging (RAPS)
Prosjektet har etablert en fellestjeneste for ressursstyrings- og arbeidsplanleggingssystem hos Sykehuspartner basert på programmet GAT fra Gatsoft. Den tekniske løsningen for foretakene i tidligere Sør er etablert og intern utrulling pågår på foretakene, kombinert med organisasjonsutviklingstiltak for å forbedre ressursstyringen.

Bente Krauss, HR direktør ved Sykehuset i Vestfold, har vært aktiv i arbeidet med etablering av ressursstyrings og arbeidsplanleggingssystem ved helseforetaket. Hun sier dette har vært et krevende løp som stiller store krav til medvirking og motivasjon hos både ledere og ansatte. - Vi ser at det ligger stor merverdi i å øke kompetansen på arbeidstidsplanlegging gjennom bruk av GAT, sier Karuss. 

Implementering av GAT på deler av Oslo universitetssykehus, migrering av gamle Gat installasjoner i tidligere Helse Øst, samt oppgradering til ny integrasjonsløsning gjenstår i henhold til plan. I tillegg er det fortsatt løpende oppgaver knyttet til oppfølgning av gevinstrealisering og fremdrift.

Vi har kommet langt, men det er viktig og fortsatt følge arbeidet tett. Vi skal arbeide for at de nye tjenester blir brukt på en god måte som sikrer at både ansatte og ledere får nytte av GAT, sier Lødrup.

GAT gir økt oversikt i forhold til dagens situasjon
- Løsningen gjør det lett å se kostnader knyttet til arbeidsplanen og lovlighet i forhold til arbeidsmiljølov og overenskomst, sier Mona Byremo i Sykehuspartner. Hun er foretaksansvarlig i RAPS-prosjektet. - GAT vil lette hverdagen for både ledelse og ansatte ved foretakene, sier hun.

- Siden GAT gir god oversikt og synlighet, vil en optimalisering av arbeidsprosesser gi gevinster i alle ledd. GAT som system kan innføres uten at man får noen vesentlige effekter av det. Det er organisasjonsutviklingen som avgjør om man får effekt av løsningen. Gjennom riktig bruk kan vi nå ambisjonene våre, sier Byremo.

Gevinstrealisering er en sentral del av OU-satsningen i prosjektet.

- Helseforetakene vil kunne styrke sin styringsevne gjennom bemanningsplanlegging og målrettet styring av personalresurssene, forteller Byremo. GAT vil dessuten gi bedre lederinformasjon, og medarbeideres deltakelse i arbeidsplanleggingen vil bli styrket, sier Mona Byremo.

Se også tidligere informasjon om prosjektet gjennom omstillingsprogrammet.