Prosess for søknadsbehandling i Helse Sør-Øst


Søknadsmottak og administrativ gjennomgang

Søknader om regionale forskningsmidler innleveres i portalen eSøknad. Her mottar den som har opprettet søknaden kvittering for innlevering av søken. Umiddelbart etter søknadsfrist, blir alle søknader gjennomgått av forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF. Søknader som ikke oppfyller formatkravene, mangler obligatoriske vedlegg, har overskredet den gitte budsjettrammen e.l. kan bli avvist og vil ikke gå videre til søknadsvurdering i fagkomiteene. Se liste over mulige årsaker til avvisning her. Søker vil bli orientert om avvisning av en søknad.


Fagkomiteer

Søknader om regionale forskningsmidler vurderes av fagkomiteer med medlemmer rekruttert fra ledende nasjonale og internasjonale forskningsmiljøer. Fagkomiteene rekrutteres slik at de reflekterer tematisk profil og fagområder for søknadene i den aktuelle komiteen. Det etterstrebes en høy andel internasjonale komitemedlemmer og kjønnsbalanse innenfor hver komite.

Helse Sør-Øst benytter kun eksterne medlemmer i vurderingskomiteene, dvs. enten fra andre helseregioner i Norge eller fra utlandet. Komitémedlemmene byttes ut jevnlig slik at det stadig trekkes inn nye medlemmer. Samtlige medlemmer har høy vitenskapelig produksjon og professorkompetanse.

I Helse Sør-Øst klassifiseres søknader om regionale midler i fire ulike faggrupper:

  • Klinisk somatisk forskning, inkl. pasientrettet translasjonsforskning
  • Klinisk forskning innen psykisk helse og rus/avhengighet
  • Forskning innen folkehelse, epidemiologi, helsetjenester m.m.
  • Biomedisinsk forskning med translasjonsperspektiv*

*Faggruppen inkluderer forskning på molekylære, cellulære og biokjemiske sykdomsmekanismer samt metodeutvikling innen alle fagområder inkludert psykisk helse og rus/avhengighet.

Søker er selv ansvarlig for å klassifisere sin søknad til riktig faggruppe, og forskningsadministrasjonen vil ikke omplassere en søknad til en annen gruppe etter søknadsfrist. 


Søknadsvurdering

I hver fagkomite fordeles søknadene tilfeldig til medlemmene. Hvert medlem erklærer deretter habilitet for sin søknadsportefølje.  

Alle søknadene vurderes ut fra de samme vurderingskriteriene som omfatter kriterier knyttet til vitenskapelig kvalitet og forventet nytteverdi for pasientbehandling. Med nytteverdi menes her prosjektets forventede betydning/ nytteverdi for pasientbehandling på kort eller lang sikt og/eller sykdomsforebygging og/eller helsetjenestens organisering og kvalitet. Se oversikt over vurderingskriteriene her.

Hver søknad vurderes av minst to medlemmer i komiteene med et likestilt ansvar for vurdering av søknaden. Etter individuell scoring av søknadene, normaliseres alle søknadskarakterene innenfor hver fagkomite for å legge til rette for direkte sammenligning av vurderinger under komiteens diskusjon.  


Komitémøte

Etter at den individuelle søknadsvurderingen er ferdigstilt, avholdes det et fysisk møte i hver komite for å utarbeide en omforent innstillingsliste for den aktuelle komiteen. Alle søknader blant de topp-50% etter individuell vurdering diskuteres i komitemøtet. I tillegg diskuteres alle søknader der det er en større uenighet i vurderingen. Dette medfører at 60-70% av alle søknader diskuteres gjennomgående av komitemedlemmene i plenum. Alle diskuterte søknader får en fullstendig tilbakemelding, mens en forenklet tilbakemelding (sluttkarakter) gis til søknader som ikke har oppnådd diskusjon.


Innstilling og vedtak om tildeling

Alle ledere av fagkomiteene møtes for en endelig diskusjon der en felles innstillingsliste etableres for samtlige søknader. Det lages også en rangert venteliste som benyttes dersom det blir tilgjengelige midler etter tildelingen.

Innstillingslisten godkjennes av Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo før styret i Helse Sør-Øst RHF vedtar endelig tildeling.

Oversikten over innvilgede søknader legges ut på nettsidene til Helse Sør-Øst RHF umiddelbart etter vedtak i styremøtet i Helse Sør-Øst RHF (se dato for styremøte). Samtlige prosjektledere mottar på samme tid svar på sine søknader.


Habilitet

Helse Sør-Øst RHF stiller strenge krav til habilitet i alle ledd av vurderingsprosessen

  • Medlemmene i vurderingskomiteene må erklære seg habile for hver enkelt søknad de skal bedømme
  • Regionalt forskningsutvalg gjennomgår vurderingsprosessen, men blir ikke forelagt innstillingslisten
  • Medlemmene i Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst og Universitetet i Oslo må vurdere sin habilitet i forhold til alle prosjekter som er innstilt til støtte eller venteliste. Det er utarbeidet gitte kriterier for dette. 






Fant du det du lette etter?