Nye og forenklede innkallingsbrev til pasienter og brukere

Sykehusenes brev til pasienter om behandling og timeavtaler skal bli enklere å forstå og mer oversiktlige. Under ledelse av Helse Sør-Øst er det laget nye maler for pasientbrev og helseforetakene er nå i ferd med å ta disse i bruk. De nye brevene også godt egnet for digital utsending.

​- De nye innkallingsbrevene skal redusere omfanget av oppklarende henvendelser, manglende oppmøte og avlyste konsultasjoner. Ofte er slike hendelser knyttet til at vi ikke har vært tydelige nok i våre brev slik at brukere og pasienter ikke har oppfattet viktig informasjon. Brev må kunne forstås av alle, uavhengig av alder og funksjonsevne, sier viseadministrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, Jan Frich.

De nye brevmalene er i klart språk. De er utarbeidet av de fire regionale helseforetakene i fellesskap, i samarbeid med Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og Språkrådet under ledelse av Helse Sør-Øst RHF. Sykehus i Helse Sør-Øst RHF har pilotert de nye brevmalene som resten av spesialisthelsetjenesten skal ta i bruk.

Innføres trinnvis i regionen

Ordningen omfatter innkallings- og ventelistebrev i somatikk og psykiatri og innføres trinnvis ved forskjellige avdelinger på sykehusene i Helse Sør-Øst i løpet av 2020 og 2021.

Målsettingen i Helse Sør-Øst er at minimum 60 prosent av alle ventelistebrev skal sendes digitalt, og det langsiktige målet er at alle ventelistebrev på papir fra pasientjournalsystemet skal avvikles. Dette innebærer et omfattende arbeid med å digitalisere informasjon til pasient i brev, enten via såkalte fraser i pasientjournalsystemet eller lenker til sykehusets nettsider.

Så langt har Oslo universitetssykehus og Sørlandet sykehus tatt i bruk både nye brevmaler i klart språk og digital utsending av innkallingsbrev til pasienter. Sykehuset Telemark, Sykehuset Innlandet, Akershus universitetssykehus og Sykehuset i Vestfold arbeider nå med å innføre brevene gradvis. Helse Sør-Øst RHF forventer at de nye malene er innført og sendes digitalt ved alle helseforetak i regionen innen neste sommer.

Pasienters og klinikeres erfaringer

De nye brevene er brukertestet ved avdeling for samhandling, helsekompetanse og likeverdige helsetjenester ved Oslo universitetssykehus, og de er godt mottatt av ansatte og pasienter.

Prosjektets pilotperiode ved Revmatismesykehuset og Sykehuset Innlandet vinteren 2020 viste at digitale brev forenkler pasientenes kontakt med sykehuset og gir raskere kommunikasjon, for eksempel hvis pasienten ønsker å bytte tidspunkt for time. Pasientene får også innkallingsbrevet med en gang og har det hele tiden tilgjengelig på Helsenorge eller i sin digitale postkasse.

Kontortjenesten vurderte at brevutsendelse blir mer lettvint fordi de slipper å bruke tid på å ordne med papirvedlegg og at systemet er enkelt å bruke. For ansatte betyr digital utsending av brev at det blir både raskere og enklere å innkalle pasienter.

Samlet for Helse Sør-Øst er det anslått at digital utsending av brev vil redusere kostnader til papir og porto med om lag 44 millioner kroner i året.

Les mer

Les hvordan sykehusene utvikler seg til pasientens beste, i tråd med regional utviklingsplan 2035