Vedlegg 5: Måling og merkostnader.
For å sikre stabil vareforsyning til helseregionene stilles det tydelige krav til leveringspresisjon og kvalitet. Leverandørene må dokumentere kontinuitet i leveranser og holde reklamasjonsgraden på et minimum for å opprettholde avtalt standard.
Måltall
Leverandør skal ha etablert vareforsyningsløsninger som sikrer tilstrekkelig kontinuitet i forsyningen som ivaretar variasjoner i bestillinger.
Grunnlag for måling av leveringspresisjon, er avtalens sortiment som bestilles på fast basis.
Leverandøren skal ha en leveringspresisjon på 96 % fulleverte ordrelinjer levert i tide målt pr. måned for levering til helseregionene.
Måling vil skje pr. helseforetak og pr. regionale forsyningssenter for kolli/varemottatte ordrelinjer.
Grunnlag
Leveringspresisjon måles i forsinkede i ordrelinjer i forhold til totalt bestilte linjer som ikke ankommer til avtalt leveringsdag på helseforetaket eller forsyningssenteret.
Grunnlaget for måling er avtalt ledetid som beskrevet i vedlegg 1. kapittel 2., ordrebekreftelsen og registrert varemottaksdag.
Grunnlaget gjelder så lenge forsinkelsen ikke skyldes forhold kunden bærer risikoen for eller Force Majeure etter avtalen som regulerer kjøpet.
Rapport
Leverandøren plikter å kunne fremlegge ordrestatistikk pr helseforetak og forsyningssenter på forespørsel fra kunden eller avtaleforvalter.
Særskilt ved forsyningssenter
Forsyningssenteret vil kunne sende målingsgrunnlag på vegne av sin helseregion for oppfølging av leveringspresisjon mot leverandørene.
Rapport sendes månedlig til kontaktperson hos leverandøren med oversikt over leveringspresisjon samt andel leveringsgrad målt i % av totalt antall stk. levert på ordren.
Leverandøren vil bli bedt om å gi tilbakemelding på rapporten innen fem (5) virkedager, slik at eventuelle unntak eller feil korrigeres og hensyntas i grunnlaget.
Eksempel på unntak, kan være avtalte rest- og erstatningsartikler, nye produkter eller vesentlige endringer i estimert kjøpsvolum.
Rapporten benyttes som grunnlag for forbedring mellom kunden og leverandøren og i oppfølging av innkjøpsavtalen.
Måltall
Leverandøren skal ha etablert et kvalitetssystem som sikrer at feil og skader unngås eller minimeres for bestillinger til helseforetak eller forsyningssenter.
Reklamasjonsgraden måles som antall bestilte varer med reklamasjon som ikke kan tas i bruk som forutsatt, delt på antall bestilte varer som er levert totalt pr. måned.
Leverandøren skal sikre at reklamasjonsgraden ikke overstiger 0,5 % målt pr. måned. Måling skal skje per helseforetak og per regionale forsyningssenter.
Grunnlag
Reklamasjon foreligger dersom den bestilte varen ikke tilfredsstiller kravene ved varemottak som angitt i vedlegg 4, kapittel 2. «varemottak og kapittel 3.1. Avvik» og vedlegg 2. «krav til den fysiske vareflyten».
Rapport
Leverandøren plikter å kunne fremlegge oversikt over innmeldte avvik pr helseforetak og pr forsyningssenter på forespørsel fra kunden.
Særskilt ved forsyningssenter
Forsyningssenteret vil kunne sende målingsgrunnlag på vegne av sin helseregion for oppfølging av reklamasjonsgrad mot leverandørene.
Dette avtales mellom de regionale forsyningssenterne og leverandøren.
Rapport sendes månedlig til kontaktperson hos leverandøren.
Leverandøren vil bli bedt om å gi tilbakemelding på rapporten innen fem (5) virkedager, slik at eventuelle feil korrigeres og hensyntas i grunnlaget.
Avviksoppfølging
Rapporten benyttes som grunnlag for forbedring mellom kunden og leverandøren. Ved avvik utover 0,5 % vil leverandøren kunne bli bedt om å fremlegge en detaljert oppfølgingsplan med tiltak.
Merarbeid (timepris)
Ved dokumentert merarbeid knyttet til avviksbehandling (pakking av tilbakekalte varer, feillevering, reklamasjoner, skadet gods som skal destrueres, etc.) vil det kunne belastes kostnader knyttet til merarbeid etter medgått timepris.
Dersom det er flere paller involvert i avviket, kan leverandøren bli belastet med lagringsleie til kostpris.
Destruksjon
Dersom leverandøren og et helseforetak eller et forsyningssenter avtaler at kunden sender varene til destruksjon, viderefaktureres destruksjons-kostnader etter regning til leverandøren.
Leverandøren belastes tilsvarende for destruksjon dersom ikke leverandøren henter avtalte varer innen fristen på ti (10) virkedager.
Palleutveksling (etter regning)
Leverandøren skal dekke alle kostnader for palleutveksling av europaller.
Destruksjon av ikke godkjente paller skjer etter regning.