Vedlegg 1: Krav til sortiment, ledetid og pakningsstørrelser

Avtalesortiment

Avtaleartikler skal generelt tilfredsstille kravene i logistikkbetingelsene. 

Kartlegging av logistikken

Som en del av markedsdialogen er det behov for å kartlegge logistikken. 

Formålet er å avdekke forhold mellom kunden og tilbyderne som kan påvirke konkurransegrunnlaget og implementering og oppfølging i drift. 

Eksempel på temaer ligger her

Innkjøps- og logistikksystemet  

Utvalgte avtaleartikler legges inn i kundens innkjøp- og logistikksystemer tilgjengelig for helseforetakene og forsyningssentrene. 

Dette vil være "lagerførte varer" som normalt bestilles inn og lagerføres på fast basis, eller "bestillingsvarer" som bestilles inn etter behov. 

Oppfølging av varelager og prognoser 

Leverandøren skal bygge opp et tilstrekkelig lager til avtalestart og gjennom avtaleperioden. Særskilte krav til utvidet sikkerhets- og beredskapslager vil kunne være angitt i konkurransegrunnlaget for ulike vareområder.

Avtaleartikler vil være kategorisert etter den til hver tid gjeldende kritikalitetsstruktur fra 1-5. Informasjon ligger her.

 Leverandøren og kunden vil ved behov avstemme kjøp på avtaleartikler og driftsprognoser på avtaleartikler  

Konsignasjonslager 

For enkelte vareområder vil det være behov for at leverandøren holder et konsignasjonslager eid av leverandøren.

Avtalebetingelsene for bestilling og levering vil komme frem av  konkurransegrunnlaget og bilag konsignasjonslager. Mal ligger her.

Generell ledetid på ordre

Ledetid angir den tiden det tar fra en ordre er sendt over fra kunden innen avtalt frist og mottatt hos leverandør, til leveringen av varene finner sted hos kunden i antall virkedager.

Ordre sendt innen ordrefrist hos leverandør, skal behandles samme dag.

Dag 0 er dagen ordre mottas (eks. mandag), dag 1 er når ledetiden starter (eks. tirsdag). Ved en avtalt ledetid på 5 virkedager vil siste dag for levering iht. avtalt ledetid være dag 5 (eks. mandag).   

Leverandør skal overholde en generell ledetid på maksimalt tre (3) virkedager for ordinære bestillinger til helseforetak i Helse Sør-Øst.

Leverandør skal overholde en generell ledetid på fem (5) virkedager for Helse-Vest, Helse Midt-Norge og Helse Nord-Norge.

Dette gjelder med mindre annet ikke er avtalt skriftlig mellom leverandør og kunde i innkjøpsavtalen.

For varer til de enkelte helseforetakene, vil den enkelte kunde og leverandøren kunne avtale særskilte leveringsplaner ved behov. 

Ledetid til forsyningssenter 

De regionale forsyningssenterne og leverandør vil kunne avtale egne ordre- og leveringsplaner, med fastsatte leveringsdager og tidspunkter.  

Generelt

Flere nye sykehus bygges uten sentrallager. Både nye og eldre sykehus har i dag små lager og forsyningsrom for utstyr og forbruksmateriell i forbindelse med pasientbehandling og den tilstøtende driften.

Avdelingspakkelogistikk betegner en ordre bestående av flere sampakkede artikler, levert i forbrukerpakninger (FPAK), som kan legges rett inn i skap og hyller på forsyningsrommene uten behov for lokal lagring, splitting eller ompakking  

Salgsenhet og inner-forpakninger  

• Salgsenhet og stykk i innerforpakningene/forbrukerpakningene (FPAK) bør som et minimum være i en forpakning som er egnet for levering til sykehusene i tråd med kravene til avdelingspakkelogistikk. Antall stykk i pakningsstørrelser har stor betydning for plassutnyttelse og mål om å unngå kassasjon av varer.
• Forpakningene skal være i tråd med beskrivelsene i vedlegg 2 «krav til den fysiske leveransen» og være godkjent av produsenten.
• Størrelsen til forbrukerpakningen bør normalt ikke være større enn å dekke maksimalt ca. 1/2 skuff (inntil ca. 6-12 liter).
• For flytende eller tunge produkter skal salgsforpakning ikke bestå av tyngre produkter enn 10 kg
• Se beskrivelse under Sortiment og forsyningskonsept - Logistikkbetingelser
• Eventuelle krav til bestemte maksimale størrelser på forbrukerpakninger vil kunne bli angitt og evaluert i konkurransegrunnlaget og vil gjelde for leveringer til forsyningssenteret og helseforetakene.

Krav til pakningsstørrelser vil forøvrig alltid hensynta at det finnes vareområder der det finnes internasjonale faste pakningsstandarder  

Forsyningsrom på sykehusene for pasientnære artikler

Se bilde 1 nedenfor.

Ved endringer og oppgradering av forsyningsrom, vil man for innkjøp av nye skap eller skuffer følge standard størrelser på skuffer, skap og hyller.

Produkter som får plass i en skuff, vil oppbevares i denne løsningen. Eksempler er produkter som sprøyter, operasjonsmateriell, sårbehandlingsutstyr, væsker etc.  der man normalt etterfyller nye varer 2-5 ganger pr uke.

Produkter som enten i volum eller dimensjoner eller forbruk er større enn en hel skuff oppbevares i egne hyller. Eksempler på dette er store plastbeholdere, tørkepapir, bekledning, krykker, bleier, kopipapir, etc.  

Standard skuffer og skap

• Skapene består av skuffer med dimensjonene: 10cm (h) x 40 cm (b) x 60 cm (d) eller 20cm (h) x 40 cm (b) x 60 cm (d).
  En minste APL-forpakning (Forbrukerpakning) skal være i en hensiktsmessig mengde ut fra et vanlig forbruksmønster på sykehus.
  Den bør ikke være større enn maksimalt 1/2 skuff (inntil ca. 10-12 liter) dersom ikke annet er avtalt. Se eksempel i bilde 2.

Hyller

Hyllene er normalt 80-100 cm brede. En minste forpakning bør i volum (F-pak) ikke overstige 30cm (h) x 40 cm (b) x 40 cm (d) dersom ikke annet er avtalt i kravspesifikasjon

For flytende tunge produkter skal salgsforpakning ikke bestå av tyngre produkter enn 10 kg