Implementering av avtaler og artikler

Generelt

Det skal ved avtalesignering være utpekt nøkkelpersonell hos leverandørene, helseforetakene, Sykehusinnkjøp HF, de regionale helseforetakene og forsyningssenterne, som følger opp logistikkbetingelser og elektronisk samhandlingsavtale. Rollene deltar i møter ved behov meldt fra kunden

Regionene kan ha utpekt sentrale kontaktpersoner for implementering som skal koordinere aktiviteter med leverandørens implementeringsansvarlig.

Ansvar og kontaktpunkter fra helseregionene finnes på nettsidene: Kontaktpunkter - Logistikkbetingelser

Leverandøren skal oppdatere rollene i Sykehusinnkjøp HF leverandørportal.

Levering og implementering til avtalestart

Leverandøren skal være leveringsdyktig på alle avtaleartikler til avtalestart og gjennom avtaleperioden

Kunden og leverandøren avtaler nærmere hvordan implementering og tidsplan skjer for de ulike avtalene. Det avklares om varestrøm skal gå via regionale forsyningssentre eller direkte til helseforetakene

Implementering av avtaler vil generelt omfatte følgende punkter:

• • Levering av varekatalog og testing og verifisering av elektronisk samhandling iht. regionens elektroniske samhandlingsavtaler
  • Avtale om leveranse av førstebestillinger av volum på ny avtale

Figur 1  illustrerer eksempel på hovedaktiviteter for implementering i helseregionenes innkjøp og logistikksystem  

Implementering ved regionale forsyningssentre

Regionenes kontaktpersoner vil ved behov kalle inn leverandøren til oppstartsmøte eller avtale annen form for dialog for å planlegge implementeringsaktiviteter

Helseregionene vil kunne benytte ulike planer for implementering. Eksempler på implementeringsplaner ligger på nettsidene: Maler og avtaledokumenter - Logistikkbetingelser

Regionens kontaktpunkter og leverandøren utarbeider sammen en felles implementeringsplan med aktiviteter og frister som er bindende for begge parter avtalens forpliktelser knyttet til implementering

Planen vil som utgangspunkt omfatte:

• avtalt tid for levering av varekatalog
• innsending av informasjonsskjemaer for avtalevarer og kontrollstasjon
• levering av varer og pakninger til kontrollstasjon
• avtale tid for førstebestilling for å bygge opp lageret før avtaleoppstart Estimert års volum i avtalen, danner grunnlag for andel av førstebestilling

Grunnlaget for planen bygger på:

• implementeringsaktiviteter som tar hensyn til helligdager og ferieperioder, herunder fellesferie, påske og uke 52
• styrt sluttsalg og innfasing av nye artikler med mål om å sikre kontinuitet mellom eksisterende avtaleartikler og nye avtaleartikler og unngå kassasjon
• Priser på kontrollstasjonsordre og førstebestillingsvarer er basert på kommende avtaler

Ved uforutsette endringer eller avvik i leveransen skal leverandøren varsle regionens kontaktperson, som deretter vurderer hvordan dette påvirker plan og oppstartsdato

Dersom forsinkelse i levering fører til forsinkelse i aktivering av varen til avtaleoppstart, vil leverandør kunne bli bedt om å levere informasjon om alternativ vare via rest/erstatningsskjema.

Figur 2. illustrerer hovedaktiviteter hos et regionalt forsyningssenter. Figuren viser kundens aktiviteter i lyseblått og leverandørens aktiviteter i mørkeblått. De prikkede aktivitetene angir felles aktiviteter som gjelder for begge parter

Underveis i avtaleperioden vil leverandøren kunne motta veiledende driftsprognoser.