Regler for ordre/avrop
Helseforetakene og regionale forsyningssenter avroper på ordre til leverandør på avtaleartikler.
Ordre, ordresvar og faktura skal skje ved hjelp av elektronisk meldingsutveksling iht. gjeldende elektroniske samhandlingsavtaler med helseregionene, dersom ikke annet er avtalt særskilt med leverandør.
Ordrebekreftelsen skal ha samme meldingskrav tilbake og forventet leveringsdato for eventuelt restnoterte varer.
Ordrebekreftelsen fra helseforetak eller forsyningssenter skal som et minimum inneholde leverandørens artikkelnummer, enhet, antall levert, antall i rest, pris og leveringsdato.
Forsinkelse i vareordre
Alle forsinkelser skal meldes umiddelbart til den som har lagt inn ordre. Dette gjelder også når leverandøren er kjent med hendelser som kan medføre fremtidige leveringsproblemer
Informasjonen skal inneholde årsak til avvik, hvilke tiltak som gjøres, forventet leveringstidspunkt og kvantum pr. artikkel
Rest- og erstatningsskjema skal benyttes dersom det forventes svikt i vareforsyningen av avtaleprodukter. Skjema for regionene ligger under Maler og avtaledokumenter - Logistikkbetingelser
Forsinkelser av legemiddel
For legemidler følger samme forløp som vareordre. Dersom en forsinkelse fører til en mangel, skal det i tillegg umiddelbart skriftlig varsles aktuelt regionalt forsyningssenter, Direktoratet for medisinske produkter og avtaleforvaltning i Sykehusinnkjøp HF, legemidler.
Hasteordre
Ved behov for hasteordre raskere enn ordinær leveringsplan eller i innkjøpsavtalen, avtales det særskilt mellom leverandør og kunde.
Ordre merket særskilt fra et forsyningssenter
Dersom det er aktuelt, vil de regionale forsyningssenterne kunne sende særskilte ordre til leverandørene som en egen bestilling. Eksempler på dette er bestillingsvarer eller SUL-varer som omtalt i vedlegg 2, kapittel 2.