Sortiment og forsyningskonsept

Avtalesortiment

Avtaleartikler skal generelt tilfredsstille kravene i logistikkbetingelsene og legges i kundens innkjøp- og logistikksystem. Dette vil være lagerførte varer som normalt bestilles inn på fast basis eller bestillingsvarer.

Kartlegging av logistikken

Ved behov vil leverandøren kunne bli bedt om å besvare «kartleggingsskjema logistikk» for å avdekke ulike forhold knyttet til vareforsyningen til FS og HF

Se MAL 1. «Kartleggingsskjema logistikk».  

Krav til lager og forsyningssikkerhet

Leverandør skal ha drifts- og kvalitetssystem med rutiner som sikrer kontinuitet i vareforsyningen til helseregionene.

Ved leveringssvikt plikter leverandørene å stille med nøkkelpersonell som koordinerer og følger opp vareforsyningen, inntil forsyningen fungerer tilfredsstillende til kunden.  

Ledetid på ordre

Ledetid angir den tiden det tar fra en ordre er sendt over fra kunden og mottatt hos leverandør til leveringen av varene finner sted hos kunden

Leverandøren skal overholde en ledetid på maksimalt tre (3) virkedager for Helse Sør-Øst, Helse-Vest og Helse Midt-Norge og maksimalt fem (5) virkedager for Helse Nord-Norge. Dette gjelder med mindre annet avtales skriftlig.

For varer til FS vil det regionale forsyningssenteret og leverandør avtale ordre- og leveringsplaner, med fastsatte leveringsdag(er) og tidspunkter.

For varer til de enkelte HF-ene vil den enkelte kunden og leverandøren avtale leveringsplaner ved behov.

Konsignasjonslager

For enkelte anskaffelser vil det i tillegg til krav i logistikkbetingelsene, være behov for at leverandøren skal holde et konsignasjonslager eid av leverandøren eller låne ut instrumentarum. Betingelsene for slike lager vil komme frem av konkurransegrunnlaget  

Medisinsk og ikke-medisinsk utstyr og legemidler behandles iht. hvilke konsekvenser det har for pasientbehandlingen.   Kritikalitet vil kunne være angitt i konkurransegrunnlaget med særskilte krav til sikkerhets- og eller beredskapslager

Medisinsk utstyr er klassifisert fra «1» til «3». Det mest kritiske er klassifisert som «1» og de med lavest kritikalitet er klassifisert som «3».

Ikke medisinsk utstyr er klassifisert som «4» eller «5».

Kritikalitet følges opp særskilt i driften ved oppbygging av lokale og regionale lager hos kunden og i forbindelse med rest/avvikssituasjoner hos leverandøren.

Kritikalitet vil kunne være angitt i konkurransegrunnlaget med særskilte krav 
til sikkerhets- og eller beredskapslager

Kritikalitet type «1»  

Produkter som vil kunne skape alvorlige driftsstans og i verste fall tap av liv og helse dersom leverandøren ikke er leveringsdyktig

Oppstår en manglende evne til levering må oppfølging prioriteres umiddelbart. Eksempler er utstyrsavhengig forbruksmateriell, invasive trykksett, etc.  

Kritikalitet type «2»  

Produkter som er sentrale i pasientbehandlingen, men får ikke samme konsekvens som mangel på type «1» produkter. Det finnes alternative leverandører av produktet, men det vil kunne kreves særskilt opplæring før produktene kan tas i bruk. Eksempler er suturmaskiner, venfloner, spesialbestilte prosedyrepakker etc.  

Kritikalitet type «3»  

Produkter til pasientbehandlingen der det finnes en erstatning som kan dekke behovet uten at dette forstyrer driften i stor grad. Eksempler er bandasjer, sårprodukter, etc.

Kritikalitet type «4»  

Øvrige produkter som benyttes i pleie av pasientene, men det finnes alternative produkter i markedet for øvrig. Eksempler er bleier, avfallsposer, pleieprodukter, etc.

Kritikalitet type «5»  

Produkter som ikke benyttes i pasientbehandling eller pasientpleie

Det kan skaffes erstatninger for disse produktene i markedet for øvrig. Eksempler er toalett- og tørkepapir, skriver- og kontorrekvisita.  

Flere nye sykehus bygges uten sentrallager. Både nye og eldre sykehus har i dag kun små lager og forsyningsrom for utstyr og forbruksmateriell i forbindelse med pasientbehandling og driften.

Salgsenhet og inner-forpakninger  

Salgsenhet og antall stykk i innerforpakningene (forbrukerpakninger (F-pak) bør som et minimum være i en forbruksmengde egnet for levering til sykehusene i tråd med kravene til avdelingspakkelogistikk.

Eventuelle krav til bestemte maksimale størrelser på forbrukerpakninger vil bli angitt i kravspesifikasjonen og vil gjelde for levering til FS og HF

Krav til pakningsstørrelser vil måtte hensynta eventuelle områder der det finnes internasjonale faste pakningsstandarder.

Avdelingspakke logistikk (APL)

En ordre bestående av en eller flere sampakkede forbrukerpakninger (F-pak) som leveres for påfylling på forsynings-rommene (smålagre med skap og hyller) uten behov for lokal ompakking ved forsyningsrommene. 

Forsyningsrom på sykehusene for pasientnære artikler

Forsyningsrommene er utformet med faste skuffer i skap og hyllereoler som skal romme forbruksmateriell til pasientbehandling. Se bilde 1 nedenfor.

Ved endringer og oppgradering av forsyningsrom, vil man for innkjøp av nye skap eller skuffer følge standard størrelser på skuffer, skap og hyller

Produkter som får plass i en skuff, vil oppbevares i denne løsningen. Eksempler er produkter som sprøyter, operasjonsmateriell, sårbehandlingsutstyr, væsker etc.  der man normalt etterfyller nye varer 2-5 ganger pr uke

Produkter som enten i volum eller dimensjoner eller forbruk er større enn en hel skuff oppbevares i egne hyller. Eksempler på dette er store plastbeholdere, tørkepapir, bekledning, krykker, bleier, kopipapir, etc.  

Standard skuffer og skap

• Skapene består av skuffer med dimensjonene: 10cm (h) x 40 cm (b) x 60 cm (d) eller 20cm (h) x 40 cm (b) x 60 cm (d).
  En minste APL-forpakning (Forbrukerpakning) skal være i en hensiktsmessig mengde ut fra et vanlig forbruksmønster på sykehus.
  Den bør ikke være større enn maksimalt 1/2 skuff (inntil ca. 10-12 liter) dersom ikke annet er avtalt. Se eksempel i bilde 2.

Hyller

Hyllene er normalt 80-100 cm brede. En minste forpakning bør i volum (F-pak) ikke overstige 30cm (h) x 40 cm (b) x 40 cm (d) dersom ikke annet er avtalt i kravspesifikasjon

For flytende tunge produkter skal salgsforpakning ikke bestå av tyngre produkter enn 10 kg  

Fysiske pakninger og følgedokumenter til leveransen skal være lik avtalt masterdata og varekatalog og informasjon i elektroniske meldingsutveksling.

For leveranse av utstyr og forbruksmateriell omfattet av forordninger for medisinsk utstyr (MDR) og/eller in vitro-diagnostikk (IVDR) medisinsk utstyr, skal leverandøren sørge for at nødvendig regelverk følges og dokumentasjon kan fremlegges kunden på forespørsel.

Leveringstid

Hvert helseforetak (HF) kan avtale leveringstider med leverandørene for å sikre god inngående vareleveranse til sine varemottak.

For leveranser til regionale forsyningssentre (FS), vil leverandør og regionens kontaktpersoner for driften, avtale faste bestillings- og leveringsdager.

Ved ekstraleveranser, leveranser med unormalt stort volum eller forsinkelser, skal leverandør varsle kunden for å avtale endret tidsplan.

Leveranser som kommer utenom planlagt leveringstid, må regne med ventetid for lossing og i særskilte tilfeller vil det måtte avtales nytt leveringstidspunkt.  

Fysiske forhold på HF og FS 

Leverandør og underleverandører skal alltid levere som angitt på ordre/bestilling og iht. leveringsforholdene ved HF og FS

Oversikt over mottaksforhold, utstyr og kontaktpunkter ligger under.

Leverandør skal levere varer på standard EUR-pall (80 cm x 120 cm), i henhold til standard NS-EN 13698-1.

Pakningene på en pall skal være stablet slik at identifikasjon av scanningskoder og artikkelnummer pr. pakning er godt synlig vendt utover.

Dersom pallen plastres, skal transparent gjenvinnbar transportplast benyttes. 

Ved import på trepall skal ISPM-nr. 15 standard følges.

For paller med samme artikler med lot og batch merking, skal hver individuell pall leveres med samme lot og batch merking.  

Det skal bestrebes en maksimal høyde på 120 cm for levering av helpall med samme artikler på en pall. 

Der det likevel er uhensiktsmessig med dette høydekravet, pga. varens beskaffenhet, kan paller med høyere høyder tillates i dialog med helseregionenes kontaktpersoner.

Pallehøyder vil kunne bli kartlagt i egen MAL 1 «kartleggingsskjema logistikk» for den spesifikke anskaffelsen.

Særskilt om pall for legemidler

For legemidler går kravet til ren lot og batch pr. pall foran det generelle kravet til helpall, men fortrinnsvis da en maksimalt høyde180 cm og maksimal vekt ≤ 750 kg.

Samlepalleveranse

Leveranse av enkeltartikler som ikke fyller en helpall, kan leveres på samlepall.

Leverandør skal alltid samle samme artikkel på en og samme pall og ikke spre disse utover flere paller i en og samme levering.

Pallen merkes tydelig som en «samlepall» for å lette arbeidet i varemottaket (klistremerke, lapp, eller liknende).

Høyden på en samlepall bør ikke overstige mer enn 180-190 cm for å ivareta HMS-krav.

Palleutveksling

Leverandøren har ansvar for å etablere ordninger slik at EUR-paller kan utveksles mellom mottaker og transportør.   

Leverandør skal emballere forsendelsen på en robust og tilfredsstillende måte, slik at varene tåler håndtering i transport og skader unngås frem til mottaker.

Emballering skal være i tråd med spesifikasjonen fra produsenten.

Leverandør oppfordres likevel til å optimalisere og redusere mengden emballasje som igjen muliggjøre gjenbruks- og resirkuleringsløsninger.

Varene vil bli kontrollert iht. egen mal for kvalitetskontroll. Det er kun varer som godkjennes i varemottaket som lagerlegges.

Endringer av emballasje eller endringer av enheter i et emballasjenivå, skal varsles.

Kvalitet og skadedyr

Leverandøren skal forsikre seg om at:

• skadedyr, insekter, skjeggkre, sølvkre og lignende ikke følger med varer eller emballasje inn til HF eller FS.
• varen beskyttes mot sollys, væsker, store temperaturvariasjoner som kan gi kondens og skade produktet, liming eller forseglinger på varen.

Sampakking

Varer med ulike egenskaper skal som hovedregel ikke sampakkes i samme emballasje. Leverandøren har ansvar for å sikre disse kravene.

Eksempler på varer med ulike egenskaper er farlig gods, biologisk gods, temperaturregulert gods, sterile og usterile varer, tørrvarer og næringsmidler. Listen er ikke uttømmende