Bedre rutiner for bestilling og servering av mat
– Bestilling, produksjon og servering av mat på sykehus skal forenkles. Målet er mer effektiv kjøkkendrift, og å redusere matavfall og svinn.
Det sier Vidar Arnesen, kjøkkensjef ved Oslo universitetssykehus og med i arbeidsgruppen som jobber med å innføre et nytt system for innkjøp, produksjon og distribusjon av mat ved helseforetakene i Helse Sør-Øst.
– Bedre vareflyt og et enklere bestillingssystem med færre manuelle rutiner er noe av det vi vil få på plass. Målet er også å øke kvaliteten på maten som leveres, redusere dobbeltarbeid og å gi bedre oversikt over matkostnader i klinikker og avdelinger, sier Arnesen.
Bedre logistikk
Sykehusene i Helse Sør-Øst serverer hvert år til sammen cirka 11 millioner måltider til inneliggende pasienter. Over 30 prosent av disse må tilpasses spesielt for å imøtekomme ulike kostbehov, allergier, intoleranser og spesielle ønsker. Behovet for et nytt system der man kan ha bedre oversikt over hvem som skal ha hva, er dermed stort, ifølge Arnesen:
– Vi erfarer at mat som er sendt ut til avdelingene noen ganger kommer i retur, og det er selvsagt ikke noe hyggelig. Vi ønsker bedre merking og sporing av mat, og bedre oversikt over hva pasienter ønsker å spise og faktisk spiser. Redusert bruk av plast, vann, strøm og papir er også et mål med dette arbeidet, sier han.
Alle deltagerne i arbeidsgruppen har lang erfaring fra matproduksjon på sykehus, og har en liste med krav som et nytt system skal innfri. Kostdataprosjektet skal ha dialog med aktuelle leverandører utover høsten, og etter planen skal et nytt system være innført ved sykehusene i Helse Sør-Øst i løpet av 2024.
– Får vi det som vi ønsker, blir det en helt annen arbeidshverdag med færre manuelle rutiner. Både vanlig kantinedrift for besøkende og ansatte, møtemat og servering til inneliggende pasienter er omfattet av arbeidet. Systemet skal blant annet sikre at matbestillingen følger pasienten hvis vedkommende flyttes mellom avdelinger, forklarer han.
Arnesen er fornøyd med at fagfolk med ansvar for mat og ernæring er blitt enige om krav til et nytt system, selv om det i dag er ulike produksjonsmetoder og ulik størrelse på kjøkkenene ved sykehusene i regionen. Han understreker også viktigheten av at sykehusene har dedikerte ressurser som får satt av tid til dette arbeidet.
– Målet er å gjøre hele prosessen mer sammenhengende, og å frigi tid for alle yrkesgrupper som på ulike måter er involvert i matserveringen.
Kvalitetsforbedring
Det er i dag lokale rutiner for matproduksjon på sykehusene og kostdatasystemet brukes litt ulikt.
- I forbindelse med denne anskaffelsen er vi endelig i posisjon til å etablere og videreutvikle èn regional løsning med felles prosesser og rutiner på tvers av helseforetakene. Dette vil legge til rette for at prosesser, rutiner og system utvikles i samme retning, sier styringsgruppeleder llone Rønbeck, avdelingsdirektør for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF.
Helse Sør-Øst RHF skal også etablere et samarbeid der aktuelle medarbeidere kan utveksle erfaringer, etablere felles praksis og drive forbedringsarbeid. Det er avdeling innkjøp og logistikk, i det regionale helseforetaket (RHFet) som har det regionale prosess- og systemeierskapet, som leder dette arbeidet.
For Sykehuspartner, som eier tjenestene i dag, har det vært viktig å være involvert fra tidlig i prosjektet.
- Da kan vi bidra til gode anskaffelser med fremtidsrettede og bærekraftige løsninger. Standardisering gjennom regionale løsninger er også en viktig målsetning for oss. I dag forvalter vi forskjellige løsninger som er installert på ulike måter hos foretakene, og disse skal samles til ett, sier Gulay Kutal, som er seksjonsleder i Sykehuspartner.