Kompetanseportal for alle yrkesgrupper innført i regionen

Regional utviklingsplan for Helse Sør-Øst baserer seg på utviklingsplanene fra helseforetakene i regionen og peker på ønsket utvikling på kort sikt og frem mot 2035. Økt krav til omstillingsevne og videreutvikling av medarbeidere er adressert her, og innføringen av Kompetanseportalen har vært et sentralt tiltak for å oppnå livslang læring og kompetanseutvikling.

- Kravene til dokumentasjon av tilgjengelig kompetanse øker, og tilsynsmyndigheter peker ofte på svak dokumentasjon av kompetanse. Det er derfor et regionalt mål og gledelig at vi nå kan tilby et elektronisk kompetanseplanleggingssystem for alle virksomhetene og yrkesgrupper i regionen, sier Svein Tore Valsø, direktør for personal og kompetanseutvikling i Helse Sør-Øst RHF.  

- Foretakene i Helse Sør-Øst har lenge etterspurt et bedre IKT-verktøy for støtte til foretakenes arbeid med kompetansestyring. Suksessen i prosjektet ligger i at det er gjennomført i linjen med mottaksprosjekter og forankring i ledelsen i foretakene, itillegg til tett samarbeid mellom foretakene, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF, avslutter Valsø.

Arbeidsprosesser knyttet til dokumentasjon og oppfølging av kompetanse har ofte vært tidkrevende, og det har vært brukt flere ulike programmer for dokumentasjon. Dette har ført til utfordringer med å få gode oversikter og rapporter over medarbeidernes tilgjengelige kompetanse og utviklingsplaner for ledere. Det har i tillegg vært svak datakvalitet når flere ulike systemer brukes til å holde oversikt. 

Kompetanseportalen er et kompetanseplanleggingssystem som samler all kompetanse og gir en helhetlig oversikt. Ledere og medarbeidere får en oversikt over kompetansekrav som stilles til medarbeidere og systemstøtte for oppfølging og fremdrift av medarbeiders kompetanseutvikling. 

Helseforetakene har hatt egne lokale prosjekter som implementerer systemet med støtte fra det regionale helseforetaket og Sykehuspartner. Fra august 2020 til oktober 2022 har antallet kompetanseplaner i kompetanseportalen økt fra 349 til 3 649. I samme periode har antallet brukere av kompetanseportalen økt fra 3 085 til 73 462.

Oslo universitetssykehus var blant de første som prøvde ut Kompetanseportalen. Utrullingen har gått bra og etter planen. Alle klinikkene har fått opplæring og bruken av Kompetanseportalen øker kraftig. Grunnet pandemi har opplæringen og oppfølging foregått hovedsakelig digitalt. I disse dager er avdeling for kompetanseutvikling i Oslo sykehusservice mye fysisk ute og veileder fagansvarlige og ledere med å lage planene mest mulig optimale.

- Å møte ansatte fysisk der de sitter har store fordeler da kvaliteten på planene øker fordi de får skreddersydd veiledning om sine kompetanseplaner, forteller avdelingsleder Knut Arne Pedersen, HR-stab, Oslo universitetssykehus. Medarbeidere syns det er enklere å ha oversikt over hvilken kompetanse de skal ha, og fargekoder og påminnelser via e-post gjør det lettere å huske på å jevnlig oppdatere krav. Ledere og fagansvarlige er utelukkende positive og opplever at de har en solid oversikt over opplæring og kompetanse for medarbeiderne, og at det er enklere å planlegge for videre drift i forhold til hvilke ansatte som skal rett kompetanse, forteller Pedersen.  

Ved Sørlandet sykehus er Kompetanseportalen tatt i bruk ved alle klinikker og stabsavdelinger. Også her pekes det på at en viktig gevinst ved implementering er mer effektive og enkle arbeidsprosesser knyttet til dokumentasjon og oppfølging av medarbeideres kompetanse. Etter innføringen av Kompetansportalen har ledere og rådgivere erfart at det er enklere å hente ut rapporter på opplæring som er gjennomført i forbindelse med internrevisjoner og tilsyn.

Det ble nedsatt ca. 80 arbeidsgrupper som har samarbeidet på tvers av lokalisasjoner for å utarbeide felles kompetansekrav og felles kompetanseplaner for medarbeidere som utfører samme arbeidsoppgaver, uavhengig av sted. Dette har bidratt til å styrke det faglige samarbeidet på tvers av lokalisasjoner og støtte opp om kultur for helhet ved Sørlandet sykehus. Det ble også nedsatt arbeidsgrupper for å utarbeide felles kompetanseplaner for sentrale roller/funksjoner i foretaket. 

Alle felles kompetanseplaner er med på sikre at medarbeidere som skal utføre samme arbeidsoppgaver får lik og nødvendig opplæring. Lik opplæring vil også bidra til å hindre uønsket variasjon i tjenestetilbudet til pasientene.

- Kompetanseportalen har vært et viktig verktøy for å få etablert en modell for dokumentasjon av nødvendig realkompetanse for overleger. Det kom tydelig frem blant annet i oppfølgingen av saken om uønsket hendelse som Sørlandet sykehus har jobbet med i bortimot to år, sier organisasjonsdirektør Nina Føreland ved Sørlandet sykehus. I dette arbeidet ble det avdekket hvor viktig det var å få dokumentert at overleger som utfører oppgaver utover egen spesialitet, får vurdert at de samlet sett har den nødvendige kompetansen til å utføre oppgaven forsvarlig.  Denne modellen vil også ha stor overføringsverdi for videre arbeid med oppgavedeling og oppgaveglidning, forteller Føreland.