Instruks for revisjonsutvalget i Helse Sør-Øst RHF

1 Formål

Styrets revisjonsutvalg (heretter revisjonsutvalget) er et underutvalg av styret i Helse Sør-Øst RHF. Revisjonsutvalget har som formål å være et saksforberedende og rådgivende arbeidsutvalg i forbindelse med styrets tilsyns- og kontrollfunksjon. Revisjonsutvalget skal støtte styret i arbeidet med å ha oversikt og kontroll med foretaksgruppens virksomhetsstyring, risikostyring, internkontroll og finansiell rapportering slik det følger av instruks for styret og vedtekter for Helse Sør-Øst RHF.

2 Organisering

Revisjonsutvalgets rolle følger av helseforetaksloven § 21a. Denne instruksen er fastsatt av det regionale helseforetakets styre og utdyper formål, ansvar, myndighet og oppgaver for revisjonsutvalget.

Revisjonsutvalget består av tre medlemmer og velges av og blant styrets medlemmer. Styreleder kan ikke velges. Ett medlem velges blant de ansattvalgte styremedlemmene. Minimum ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal ha kunnskap om regnskap eller revisjon. Begge kjønn skal være representert.

Styret oppnevner leder av revisjonsutvalget. Konsernrevisor er revisjonsutvalgets sekretær.

Medlemmene velges i utgangspunktet for to år av gangen. Nyoppnevning skjer når medlemmer trer ut av styret eller når noen av medlemmene eller styret ønsker skifte.

Minst en gang i året skal revisjonsutvalget vurdere sitt eget arbeid mot instruksen og foreslå eventuelle forbedringstiltak.

3 Oppgaver

3.1 Føre tilsyn med foretaksgruppens virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll

Revisjonsutvalget skal:

1. Gjennomgå retningslinjer og prosesser for virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll
2. Overvåke effektiviteten i prosesser og systemer for virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll
3. Vurdere andre forhold som styret bestemmer eller som utvalget selv eller konsernrevisjonen Helse Sør-Øst (konsernrevisjonen) ønsker å ta opp

Revisjonsutvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver omfatter Helse Sør-Øst RHF, helseforetakene samt heleide eller deleide selskaper.

3.2 Følge opp konsernrevisjonens arbeid

Revisjonsutvalget skal:

1. Innstille overfor styret om ansettelse av konsernrevisor i foretaksgruppen
2. Fremsette forslag til instruks for konsernrevisjonen
3. Diskutere saker fra konsernrevisjonen av vesentlig betydning for virksomhetens interne styring og kontroll med konsernrevisor og ledelsen i det regionale helseforetaket
4. Gjennomgå og vurdere ledelsens respons på vesentlige observasjoner og svakheter som konsernrevisjonen identifiserer, inkludert mulige forbedringer og anbefalinger
5. Påse at konsernrevisjonens arbeid foregår i samsvar med anerkjente standarder for internrevisjon
6. Behandle forslag til konsernrevisjonens årsplan
7. Foreta eventuelle endringer i årsplanen innenfor fullmakt fra styret
8. Holdes løpende orientert om saker av betydning når det gjelder uregelmessigheter, brudd på fullmakter eller svakheter i intern styring og kontroll

3.3 Overvåke finansiell revisjon

Revisjonsutvalget skal:

1. Bistå styret og administrasjonen i arbeidet med å anskaffe eksterne tjenester innen finansiell revisjon
2. Overvåke revisjonsutførelsen, herunder revisors risikovurdering, plan og omfang av revisjonsarbeidet
3. Vurdere og overvåke revisors uavhengighet, herunder med hensyn til leveranse av tilleggstjenester eller rådgivningstjenester i foretaksgruppen

3.4 Følge opp integritet i regnskapsrapporteringen

Revisjonsutvalget skal:

1. Informere styret om resultatet av den lovfestede revisjonen og forklare hvordan revisjonen
   bidro til regnskapsrapportering med integritet, og revisjonsutvalgets rolle i prosessen
2. Innhente informasjon om resultat av revisors arbeid og hvordan dette er behandlet av ledelsen
3. Gjennomgå og drøfte rapporter fra ekstern revisor med ledelsen i foretaksgruppen

4 Myndighet og ansvar

4.1 Forholdet til styret

Revisjonsutvalget svarer overfor styret i Helse Sør-Øst RHF for gjennomføringen av sine oppgaver. Styrets ansvar og det enkelte styremedlems ansvar reduseres ikke som følge av revisjonsutvalgets virksomhet.

4.2 Endringer i konsernrevisjonens årsplan og tilleggsoppgaver

Styret gir revisjonsutvalget fullmakt til å foreta endringer i konsernrevisjonens årsplan innenfor budsjett, herunder å godkjenne ad hoc-revisjoner og rådgivningsoppdrag. Leveranse av internrevisjonstjenester til heleide eller deleide selskaper kan godkjennes forutsatt at disse er finansiert.

4.3 Revisjonsutvalgets aktiviteter

Revisjonsutvalget har myndighet til å undersøke alle forhold ved foretaksgruppens drift, herunder å innhente eksterne råd og bistand innenfor budsjett.

4.4 Adgang til intern informasjon

Alle ansatte i foretaksgruppen skal, med forbehold om avgrensninger i lov og regelverk, gi de opplysninger og den bistand som revisjonsutvalget måtte be om.

5 Møter

Revisjonsutvalget møter så ofte det finner det nødvendig, men minst fire ganger årlig. Utvalget utarbeider en årlig møteplan. Ordinær behandling i revisjonsutvalget skal skje i møter. Minst to medlemmer må være til stede for at møtet skal være lovlig satt.

Revisjonsutvalget bestemmer selv sin møteform.

Innkalling til møtene skal skje skriftlig og de sakene som skal behandles skal gå frem av innkallingen. I spesielle tilfeller kan leder av revisjonsutvalget avgjøre at innkalling kan skje muntlig.

Styremedlemmer og administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, eller den denne utpeker, har møte- og talerett i revisjonsutvalget. Revisjonsutvalget kan for behandling av enkeltsaker bestemme at administrasjonen ikke skal være til stede. Konsernrevisor skal hvert år ha minst ett møte med revisjonsutvalget uten at representanter fra administrasjonen er til stede.

Kostnader knyttet til møter i revisjonsutvalget dekkes over styrets budsjett.

6 Rapportering til styret

Protokoll fra møtene i revisjonsutvalget legges frem for styret til orientering. Ved behov utdypes protokollen i styremøtene.

Årlig rapport fra revisjonsutvalgets arbeid legges frem for styret.

7 Ikrafttredelse

Denne instruks trer i kraft straks og erstatter tidligere instruks for styrets revisjonsutvalg av 22. november 2023.

Svein Ingvar Gjedrem
Styreleder Helse Sør-Øst RHF