Instruks for konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst

1 Mandat

Konsernrevisjonens mandat er regulert i helseforetaksloven § 37a. Kravene i loven er innarbeidet i denne instruksen.

Konsernrevisjonen skal følge Globale standarder for internrevisjon, som er fastsatt av The Institute of Internal Auditors (IIA).

2 Formål

Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst er en uavhengig og objektiv internrevisjonsfunksjon med formål å bistå styret i det regionale helseforetaket i styrets tilsyns- og kontrollansvar og gi støtte til ledelsen i utøvelsen av virksomhetsstyring.

Globale standarder for internrevisjon fastsetter at formålet med internrevisjon er å styrke virksomhetens evne til å skape, beskytte og opprettholde verdi, ved å gi styret og ledelsen uavhengig, risikobasert og objektiv bekreftelse, råd, innsikt og fremtidsrettede vurderinger.

Internrevisjon forbedrer virksomhetens

• evne til å nå sine mål
• prosesser for virksomhetsstyring, risikostyring og kontroll
• beslutningstaking og oppfølging
• omdømme og troverdighet hos interessenter
• evne til å ivareta allmennhetens interesser

Konsernrevisjonen skal bidra til læring og forbedring i det enkelte helseforetak og på tvers av foretaksgruppen i Helse Sør-Øst. Revisjonene skal skape innsikt og gi grunnlag for forbedring gjennom god kommunikasjon og godt samarbeid, og ved å dele erfaringer og læringspunkter.

3 Organisering, ansvar og myndighet

Konsernrevisjonen er organisert under styret for Helse Sør-Øst RHF og rapporterer funksjonelt til styret ved revisjonsutvalget og administrativt til administrerende direktør for Helse Sør-Øst RHF.

Konsernrevisjonen har ansvar for internrevisjon i foretaksgruppen.

Konsernrevisjonen kan foreta interne revisjoner hos andre tjenesteytere som det regionale helseforetaket har inngått avtaler med. Retten er avgrenset til tjenesteytere hvor dette uttrykkelig følger av avtale.

Konsernrevisjonen kan etter vedtak i revisjonsutvalget påta seg ansvar for internrevisjon i andre virksomheter enn helseforetak, som det regionale helseforetaket er eier eller deleier av. Ansvaret nedfelles i avtaler og kostnadene ved å påta seg slikt arbeid betales av virksomheten som mottar tjenestene.

4 Oppgaver

4.1 Bekreftelsesoppgaver

Konsernrevisjonen skal bidra til forbedring av foretaksgruppens virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll. Dette skal gjøres gjennom en systematisk og strukturert metode og avgivelse av bekreftelse. Kunnskap om årsaker og konsekvenser av svakheter og mangler i virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll, skal benyttes inn i ledelsens arbeid med å forbedre styring og kontroll.

Konsernrevisjonen skal gjennom revisjonsarbeidet bidra til å forebygge og eventuelt avdekke misligheter, herunder vurdere om de tiltak som ledelsen i det regionale helseforetaket og helseforetakene har satt i verk for å forhindre og oppdage eventuelle misligheter er tilstrekkelige.

Konsernrevisjonen har ansvar for å sørge for at eventuelle interne misligheter som avdekkes gjennom eget arbeid blir utredet på en faglig forsvarlig måte.

4.2 Rådgivningsoppgaver

Konsernrevisjonen kan innenfor rammene av anerkjente standarder som legges til grunn for arbeidet, påta seg rådgivningsoppgaver for å bidra til forbedringer i foretaksgruppens virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll. Vesentlige oppgaver utenfor årsplanen skal legges frem for revisjonsutvalget for godkjenning.

4.3 Andre oppgaver

For å bidra til samordning av aktiviteter, skal konsernrevisjonen utveksle informasjon med helseforetakene, ekstern revisor, Riksrevisjonen og tilsynsmyndigheter i det omfang som er hensiktsmessig.

Konsernrevisjonen skal være en pådriver for faglige kontaktmøter hvor det legges til rette for læring og erfaringsutveksling om internrevisjonsfaglige problemstillinger. Kontaktmøter holdes både med medarbeidere i foretaksgruppen som arbeider med internrevisjonsfaglige problemstillinger og mellom internrevisjonene i de regionale helseforetakene.

Konsernrevisjonen ivaretar sekretariatsfunksjonen for revisjonsutvalget.

Ved varsler om mulige kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven kapittel 2 A som gjelder administrerende direktør i det regionale helseforetaket eller et av helseforetakene skal konsernrevisjonen bistå styreleder i å motta varsler, og kan støtte med å undersøke varsler.

5 Utførelse av arbeidet

5.1 Revisjonsplanlegging

Konsernrevisor skal utarbeide og iverksette en strategi for konsernrevisjonen som støtter opp under Helse Sør-Øst RHF og de underliggende helseforetakene sin evne til å nå strategiske mål.

Konsernrevisjonen skal utarbeide en årlig plan og fremlegge forslag til godkjenning av styret. Planen skal være basert på risikovurderinger knyttet opp mot overordnede strategier og mål for foretaksgruppen, og innspill til planen fra styrene i helseforetakene.

Administrerende direktør i det regionale helseforetaket kan foreslå revisjoner i underliggende helseforetak og i virksomheter som det regionale helseforetaket eier eller har avtale med.

Dersom det oppstår vesentlige endringer som påvirker risikovurderingene som er lagt til grunn for valg av revisjonsområder, skal planen fortløpende justeres. Endringer skal godkjennes av revisjonsutvalget.

Konsernrevisjonen skal utarbeide oppdragsplan for det enkelte revisjonsoppdrag.

5.2 Rapportering

Konsernrevisjonen skal skriftlig rapportere resultatet av enkeltoppdrag til styret og administrerende direktør i det helseforetak som revideres. Utkast til revisjonsrapport skal verifiseres av helseforetaket før endelig rapport utstedes. Endelig rapport fra konsernrevisjonen skal behandles av styret i helseforetaket.

Revisjoner gjennomført i det regionale helseforetaket behandles etter tilsvarende prosess og rapporter legges frem for styret i Helse Sør-Øst RHF til behandling.

Konsernrevisjonen skal fremlegge resultatet av gjennomførte revisjoner for revisjonsutvalget.

Konsernrevisjonen skal årlig fremlegge resultatene av revisjonsarbeidet i rapport til styret i Helse Sør-Øst RHF.

5.3 Kommunikasjon og samhandling

Konsernrevisjonen skal uoppfordret informere om forhold av vesentlig betydning for helseforetak som revideres og/eller for Helse Sør-Øst RHF, som for eksempel misligheter eller alvorlig svikt i virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll. I slike tilfeller skal også revisjonsutvalget holdes orientert.

Konsernrevisjonen skal legge til rette for åpen og god kommunikasjon og samhandling med de helseforetak som revideres. Dette gjøres gjennom å varsle planlagte revisjoner, sørge for forutsigbarhet i gjennomføringen av revisjonen, rapportere resultater og følge opp hvordan helseforetakene ivaretar anbefalingene som er gitt i revisjonsrapporten.

Konsernrevisjonen skal ha regelmessige møter med administrerende direktør for Helse Sør-Øst RHF for gjensidig informasjonsutveksling og orientering om status for konsernrevisjonens virksomhet.

Styreleder i det enkelte helseforetak er konsernrevisjonens formelle kontaktperson i alle saker som gjelder revisjon og rådgivning.

6 Tilgang til opplysninger

Konsernrevisjonen kan med hjemmel i helseforetaksloven § 37a, 4. ledd, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som den finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Opplysningene skal så langt det er mulig gis uten individualiserende kjennetegn. Reglene om taushetsplikt gjelder tilsvarende for den som mottar opplysningene.

Konsernrevisjonen har rett til å delta som observatør i alle møter eller fora både i det regionale helseforetaket og i helseforetakene der dette anses hensiktsmessig for å ivareta sine oppgaver.

Konsernrevisor har i den utstrekning det anses nødvendig, fullmakt til å ta direkte kontakt med styrelederne og de administrerende direktørene i helseforetakene.

7 Taushetsplikt

Alle som utfører arbeid for konsernrevisjonen, også midlertidig tilsatte og eksterne ressurser, har taushetsplikt. De plikter å bevare taushet vedrørende alle forhold som kommer til deres kunnskap om foretaksgruppen, brukere eller personale under sitt arbeid. Konsernrevisjonen har selv ansvar for at midlertidig ansatte og eksterne ressurser blir underlagt taushetsplikten. Revisjonsrapporter og/eller sammendrag av slike rapporter, skal ikke inneholde personopplysninger.

8 Nærmere bestemmelser

Konsernrevisor skal i medhold av denne instruks fastsette interne retningslinjer og rutiner i et omfang som er hensiktsmessig og tilstrekkelig for å sikre effektiv drift av konsernrevisjonen.

9 Ikrafttredelse

Denne instruks trer i kraft straks og erstatter tidligere instruks for konsernrevisjonen Helse Sør-Øst av 22. november 2023.

Svein Ingvar Gjedrem
Styreleder Helse Sør-Øst RHF