Mandat porteføljestyret for regionale IKT-tiltak

1 Innledning og bakgrunn

Dette dokumentet beskriver mandatet for porteføljestyret for regionale IKT-tiltak i Helse Sør-Øst, heretter nevnt som regionalt porteføljestyre. Dokumentet inngår i det regionale styringssystemet for IKT i Helse Sør-Øst.

2 Formål

Regionalt porteføljestyre skal ha ansvar for at de rette tiltakene blir startet opp som regionale initiativ og at tiltakene innrettes til det beste for helseforetakene i foretaksgruppen og etableres med riktig leveranseform. Oppstart av nye tiltak skal være i tråd med regional og nasjonal strategi og med retningslinjer for porteføljestyring i Helse Sør-Øst. Tiltakene skal være vurdert i tråd med virksomhetens strategiske mål.

Det regionale porteføljestyret skal også bidra til at de tiltakene som er startet opp, fullføres i henhold til god praksis for gjennomføring. Videre skal porteføljestyret bidra til at foretaksgruppen oppnår ønskede effekter og nytte (gevinster) av disse tiltakene.

3 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger

Innføring av helhetlig porteføljestyring startet for de regionale IKT-prosjektene i Helse Sør-Øst og går over en periode hvor det parallelt arbeides med kontinuerlige forbedringer basert på erfaringer. Oppfølging av Helse Sør-Østs regionale IKT-portefølje vil være en permanent oppgave.

Porteføljestyring utvides fra 2022 til å omfatte forbedringstiltak.

Porteføljestyret har ansvaret for følgende delporteføljer:

• Konseptutredninger 
  Regionalt porteføljestyre har ansvar for alle BP1-beslutninger

• Kliniske løsninger
  Delportefølje for plan og gjennomføring av kliniske prosjekter (BP2 til BP5)

• Virksomhetsstyring
  Delportefølje for plan og gjennomføring av administrative prosjekter (BP2 til BP5)

• IKT for forskning
  Delportefølje for plan og gjennomføring av forskningsinfrastrukturprosjekter (BP2 til BP5)
  
  
• Øvrige prosjekter
  Plan og gjennomføring av tiltak som ikke ligger i de andre delporteføljene, og omfatter for eksempel felles komponenter og grunnmur (BP2 til BP5)
  
  
• Forbedringsportefølje (administrative og kliniske forbedringer)
  Delportefølje for gjennomføring av videreutviklingstiltak for eksisterende tjenester, og som er bestilt til og leveres av Sykehuspartner

Regionalt porteføljestyret har ikke ansvar for følgende:

• Lokale porteføljer i det enkelte helseforetak
• Programmet STIM (standardisering og IKT-infrastrukturmodernisering) i Sykehuspartner HF
• Andre prosjekter i Sykehuspartner HF
• IKT i byggeprosjekter (prosjekter for ikke-byggnær IKT)
• Innovasjonsprosjekter
• MTU-prosjekter
• IKT-arbeid finansiert av tjenestepris

4 Ansvar og myndighet

Regionalt porteføljestyre er ansvarlig for porteføljens innhold og porteføljens samlede ytelse og effekter, og at tiltakene er i tråd med Helse Sør-Øst sine strategiske mål.

Porteføljestyret har ansvar for å:

• Godkjenne porteføljerammeverket og prosesser
• Definere porteføljestrategi
• Definere porteføljens innhold innenfor vedtatte økonomiske rammer
  • Fordeling av midler til de ulike leveranseformer
• Beslutte følgende ift leveranseform regionale prosjekter
  • Beslutte oppstart av nye konsepter (BP1), overgang til planleggingsfasen (BP2) og gjennomføring av prosjekter (BP3)
  • Behandle eskaleringer og relevante avvik i porteføljen
  • Behandle avhengigheter inkl. avhengigheter som ligger utenfor porteføljen
• Beslutte følgende ift leveranseform forbedringer
  • Beslutte overordnet ramme for forbedringsporteføljen
  • Beslutte fordeling pr kategori (må avklares hvilke kategorier) i ht strategisk vurdering.
• Bidra til å realisere porteføljens gevinster, samt oppfølging av gevinstarbeid

Medlemmene i regionalt porteføljestyre har ansvar for å sørge for at beslutninger som tas i regionalt porteføljestyre, forankres i egen virksomhet. Videre har medlemmene også ansvar for å informere i egen virksomhet om det som er behandlet og de beslutninger som er tatt i porteføljestyret.

Fullmaktene følger gjeldende fullmaktsmatrise.

5 Organisering og representasjon

Regionalt porteføljestyre består av de administrerende direktørene i helseforetakene i Helse Sør-Øst.

Regionalt porteføljestyre ledes av administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF.

Regional porteføljeansvarlig er direktør for teknologi og e-helse i Helse Sør-Øst RHF, og porteføljeansvarlig fasiliterer møtene.

Saker som behandles i porteføljestyret skal være fremlagt i forkant og behandlet i arbeidsutvalget for porteføljestyret som består av representanter fra regionalt porteføljekontor og de konserntillitsvalgte i Helse Sør-Øst. Direktør teknologi og e-helse i Helse Sør-Øst RHF leder arbeidsutvalget og rapporterer til porteføljestyret. Referat fra møtene i arbeidsutvalget skal være med i underlaget som fremlegges for porteføljestyret.

6 Finansiering og drift

Helse Sør-Øst RHF finansierer sekretariatsfunksjonen.

7 Møtestruktur

Regionalt porteføljestyre skal ha faste møter. Saksgrunnlaget skal sendes ut minst 10 dager i forkant av møter. Porteføljeansvarlig fasiliterer møtene og sørger for at det skrives referat fra møtene. Referat godkjennes i påfølgende møte i porteføljestyret.

8 Evaluering og videreutvikling

Porteføljestyret og porteføljestyring skal evalueres årlig.