Klagen skal være skriftlig og begrunnet. Den skal fremmes fra søkerinstitusjonen med underskrift av ansvarlig administrativ eller forskningsadministrativ leder, eller den som er delegert til å skrive under på institusjonens vegne. Ved Oslo universitetssykehus HF skal klagen fremmes gjennom administrativ forskerstøtte.
Fristen for å klage er 3 uker etter mottak av vedtak om avvisning/ avslag på søknad.
Klagen skal sendes til postmottak@helse-sorost.no ved fagdirektør med kopi til forskningsmidler@helse-sorost.no.
Etter mottak av klagen vil forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF svare søkerinstitusjonen innen tre uker, med kopi til prosjektleder. Det vil da bli redegjort for den administrative behandlingen av søknaden. Dersom søkerinstitusjon fortsatt ønsker å opprettholde klagen etter dette, vil saken bli oversendt til et eget klageutvalg med eksterne medlemmer.