Oppgavedeling
Oppgavedeling kan gjennomføres mellom faglært og ufaglært personell, og bidrar til en bedre flyt og mer hensiktsmessig bruk av medarbeidernes kompetanse.
Helse Sør-Øst gjennomførte en digital spørreundersøkelse fra oktober til november 2022 for å samle informasjon om både pågående og planlagte prosjekter. Undersøkelsen ble sendt til 1960 ledere på nivå N4-5, bortsett fra ved Oslo Universitetssykehus (OUS) som allerede hadde utført en lignende undersøkelse tidligere.
Resultatene i spørreundersøkelsen indikerer at hovedmotivasjonene bak oppgavedeling var ønsket om en mer effektiv arbeidsflyt og bedre bruk av ansattes kompetanse. Helsefagarbeidere, helsesekretærer og sykepleiere var blant de mest representerte yrkesgruppene i oppgavedelingsprosjektene. Disse gruppene mottok ofte utvidede oppgaver og opplevde en økning i kompetansen. Kartleggingen avdekket videre at oppgavedelingsprosjekter involverte mange forskjellige yrkesgrupper, tilpasset lokale behov og med varierende grad av involvering fra medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud. Selv om mange respondenter rapporterte at de innførte endringene var varige og hadde forbedret arbeidsflyten og bruken av ansattes kompetanse, rapporterte under halvparten at prosjektene hadde hatt en positiv effekt på arbeidsmiljøet og jobbtilfredsheten.
Rapporten presenterer en gjennomgang av oppgavedelingsprosjekter i regionale helseforetak fra perioden 2017 til 2022.
Spørreundersøkelse oppgavedeling Helse Sør-Øst 22-23.pdf
Tørn i KS ble igangsatt med det formål å bruke og videreutvikle kompetansen til medarbeiderene på en mer hensiktsmessig måte. Dette ble oppnådd bla. gjennom medarbeiderdeltagelse i læringsnettverk.
Helse Sør-Øst RHF bygget videre på denne strategien ved å innlemme forbedringsmetodikk i lærenettverk. Dette sikrer en systematisk tilnærming til planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak, med prosesskartlegginger som et sentralt verktøy.
I første pilot som gikk fra september 2023- mars 2024 hadde læringsnettverket 8 deltagende team fra ulike helseforetak og private ideelle sykehus.
Etter å ha mottatt positive tilbakemeldinger på Pilot 1 med læringsnettverk i oppgavedeling med forbedringsmetodikk, som ble avsluttet den 20. mars 2024, er en ny runde med læringsnettverk planlagt. Den første runden viste at prosjektene ble prioritert av de deltakende helseforetakene, og med aktiv støtte fra ledelsen var det lettere å implementere prosjektene på de respektive enhetene. Evalueringene fra første runde av læringsnettverket har vært svært positive og understreker nettverkets verdi for deltakerne. Det er planlagt en Pilot 2 læringsnettverk med oppstrat høten 2024.
Læringsnettverk: -en internasjonalt anerkjent metode for å implementere forbedringstiltak med støtte fra eksperter og erfaringsutveksling
Forbedringsmetodikk: -en allerede etablert metodikk og ressurs i regionen som er en systematisk måte å planlegge, gjennomføre og evaluere tiltak for å bedre kvaliteten på tjenestene (Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten)
Forbedringsguiden 2024.pdf (itryggehender24-7.no)
For deg som skal i gang med et forbedringsarbeid - Itryggehender (itryggehender24-7.no)
Nevrologisk avdeling, Sykehuset Østfold
Problemstilling:
Avdelingen opplever store rekrutteringsutfordringer og måtte stenge senger i november 2023. Det er derfor kritisk å forbedre arbeidsprosessene og implementere effektiv oppgavedeling. En utfordring er at helse- og omsorgsarbeidere (HFA) ofte kjenner pasientens funksjonsnivå best, men må rapportere til sykepleiere (SPL), som deretter bruker tid på å sende PLO-meldinger. Kan oppgavedeling til HFA forbedre denne prosessen og samarbeidet mellom SPL og HFA, og dermed redusere arbeidsbelastningen?
Mål:
- 30 % av tidlig-meldingene (PLO) skal sendes av HFA.
- Arbeidsbelastningen skal oppleves bedret for SPL og uendret for HFA.
Lærdom:
- Synliggjøring av pågående forbedringsarbeid er viktig for å få effekt.
- Mange oppgaver utføres av vane/rutine, og det er nødvendig med hyppige påminnelser for å endre praksis.
- Småskalaforsøk er viktige for å kunne evaluere og justere forbedringsarbeidet underveis.
Veien videre:
- Fortsette med oppgavedeling og forbedringsarbeid.
- Neste steg er å definere og fordele ansvaret for vaktansvarligrollen til helsefagarbeidere.
- Tavlen er plassert i korridoren for bedre synlighet og ansvarliggjøring.
- Behov for å lære mer om alle aspekter av forbedringsarbeidet og oppgavedeling.
Problemstilling:
- Stort arbeidspress
- Sykepleiermangel
- Et stort og rigid system for å håndtere utfordringene
- Høye krav til oss selv og høye krav fra pasienter og pårørende
- Spørsmål: Hvordan skal vi komme i mål sammen?
Tiltak:
- Helsefagarbeider tar NEWS med fokus på pasienter med NEWS ≥ 3 i ett parameter
- Økt bevisstgjøring rundt observasjoner og vurdering av pasientene
- Bedre forståelse av målingene
- Økt kompetanse på det kliniske blikket
- Forbedret dokumentasjon rundt målinger og vurderinger
- Sykepleier og helsefagarbeider i tospann for å få bedre forståelse for hverandres arbeidsoppgaver
Lærdom:
- Viktig å dele opp arbeidet i mindre biter
- Prioritere hvilke områder som skal fokuseres på først
- Teste i liten skala før full implementering
- Involvere hele teamet i diskusjoner og beslutninger
- Feil er læringsmuligheter
- Prioritere tid til forbedringsarbeid og lage et årshjul for å planlegge aktiviteter
- Ha regelmessige møter og samtaler om forbedringsarbeid
- Variere deltakere i forbedringsteamet for å øke engasjementet
Veien videre:
- Fortsette med ukentlige forbedringstreff
- Prioritere og dele opp arbeid i håndterbare deler
- Bygge et godt arbeidsmiljø og psykologisk trygghet
- Planlegge aktiviteter som "Diversity icebreaker" og tilbakemeldingsøkter
- Implementere bedside learning og bruk av case i hverdagen
- Utvikle et årshjul for kontinuerlig oppfølging og planlegging
- Bruke "RÅBRA" for å gi positive tilbakemeldinger og anerkjennelse
Sengepost A, Medisinsk avdeling, Kongsberg sykehus
Problemformulering:
Sykepleiere utfører oppgaven med å koble pasienter av og på intravenøs behandling.
Helsefagarbeidere varsler sykepleier når pasienten skal kobles av og på.
Konsekvens: Ventetid for pasienter og helsefagarbeidere, samt avbrytelser for sykepleiere som må avbryte andre oppgaver.
Hensikt:
Dele på denne arbeidsoppgaven for å oppnå bedre flyt i arbeidshverdagen og for å utnytte ressursene mer effektivt.
Mål:
- Bedre flyt og mer effektivt arbeid for sykepleiere og helsefagarbeidere.
- Redusert ventetid for pasienter.
- Redusert ventetid for andre avdelinger.
- Dele oppgaver som flere yrkesgrupper kan utføre.
- Øke kompetansen for hjelpepleiere/helsefagarbeidere.
Lærdom:
- Opplæring satt i system.
- "Tvunget" inn i arbeidet – overholde tidsplanen.
- Endring tar tid!
- Helsefagarbeidere/hjelpepleiere har gitt tilbakemelding på at det har vært nyttig og lærerikt å tilegne seg ny kunnskap.
- Erfaringsutveksling på samlinger i Oslo.
- Tidsplanen for hele forbedringsarbeidet kunne med fordel vært 1-2 måneder lengre.
- Kunne kartlagt antall pasienter som fikk intravenøs behandling i måleperiodene for bedre sammenligning av målingene som ble utført i perioden.
Veien Videre:
- Forbedre planleggingen med en lengre tidsramme (1-2 måneder ekstra) for å sikre grundigere implementering og evaluering.
- Fortsette med systematisk opplæring og sikre at alle involverte parter har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter.
- Optimalisere arbeidsflyten for å redusere ventetid og avbrytelser.
- Regelmessige samlinger og møter for å dele erfaringer og beste praksis.
- Innføre systematisk kartlegging av antall pasienter som får intravenøs behandling og bruke dette til å evaluere forbedringsarbeidet.
- Løpende evaluering av tiltakene som er innført, med justeringer basert på erfaring og tilbakemeldinger.
Medisinske senger, 3 etg., Ringerike sykehus
Bakgrunn: Når kun sykepleiere kan koble av/på, stelle og skylle PVK (perifert venekateter), oppstår følgende konsekvenser:
- Sykepleierne må avbryte sine andre oppgaver for å håndtere PVK.
- Pasienter og helsefagarbeidere må vente på at sykepleiere skal bli tilgjengelige.
- Pasienter kan oppleve forsinkelser i sin behandling og stell.
- Andre arbeidsoppgaver blir forsinket fordi sykepleiere må prioritere PVK-oppgaver.
Mål
- Bedre flyt og mer effektivt arbeid for sykepleiere og helsefagarbeidere.
- Mindre venting for pasienten.
- Mindre venting for andre avdelinger.
- Dele på oppgaven slik at flere kan utføre den.
Lærdom
- Oppgavedeling betyr også ansvarsdeling
- Sørg for at alle medarbeidere er med på endringen og støtter den.
- Regelmessig evaluering og innhenting av tilbakemeldinger er avgjørende.
- Anerkjenn at endringsprosesser ikke skjer over natten.
- Uenigheter kan være konstruktive og bidra til forbedringer.
- Sjekklister kan bidra til trygghet ved overføring av oppgaver.
- Sikre at opplæringen er godt dokumentert for å oppnå trygghet og kompetanse hos de som tar over oppgaver.
Veien Videre
- Prosjektet fortsetter og skal videre evalueres.
- Bruk den opparbeidede kompetansen om endringsarbeid for å forbedre prosessen.
- Bruke deltakere i prosjektgruppen som endringsagenter for å drive endringsprosessen fremover.
- Samarbeid om å standardisere opplæringen slik at den blir ensartet og effektiv.
Implementering
- For å sikre en suksessfull implementering, bør det opprettes en prosjektgruppe med representanter fra både sykepleiere og helsefagarbeidere. Regelmessige møter og tydelig kommunikasjon vil være avgjørende for å holde prosjektet på rett spor.
- Prosjektet bør også ha støtte fra ledelsen for å sikre nødvendige ressurser og forankring i organisasjonen. Evaluering og justering av tiltakene skal skje fortløpende basert på tilbakemeldinger og erfaringer.
AGK 3, Oslo Universitetssykehus
Prosjekt: «Arbeidsflyt mellom sykepleier og postsekretær»
Problemstilling:
Hvordan kan vi optimalisere oppgavefordelingen mellom sykepleiere og postsekretærer på dagtid for å redusere antall telefonforstyrrelser og avbrytelser gjennom vakten?
Mål:
- Færre ledd ved innkommende telefoner/kortere behandlingstid
- En bedre fordeling av felles arbeidsoppgaver
- Rett kompetanse på rett sted
Lærdom:
- Viktigheten av å identifisere problemet og sette klare og tydelige mål
- Gjøre det «enkelt» og ikke for stort
- PDSA metodikken må tas i bruk tidlig i prosessen
- Tydelig interessentanalyse for å få bedre oversikt
- Konkret kommunikasjonsplan med tydeliggjøring av hvilken informasjon skal ut, når den skal ut og til hvem
- Størrelse på teamet, både antall personer med ulike kompetanseområder
Avdeling for traumatisk hjerneskade, Sunnaas sykehus HF
Nå situasjon:
- For lite folk på jobb.
- Behandlingsplaner er ikke oppdatert.
Problemstilling: Manglende kommunikasjon og samarbeid om oppgaver i tverrfaglig team.
Mål:
- God flyt i kommunikasjon og oppgavedeling mellom faggruppene som sikrer at pasientenes behov blir ivaretatt.
- Bygge et sterkt tverrfaglig team.
- God planlegging av pasientenes behandlingsplan og mål for oppholdet.
- God arbeidsfordeling på tvers av faggruppene.
- Styrke kompetansen i alle faggrupper
Endringsideer og prioritering:
- Innføre regelmessige møter i småteam for bedre kommunikasjon og samarbeid.
- Justere morgenrapportens struktur for mer effektiv informasjonsdeling.
- Systematisere opplæring for å sikre at alle ansatte har nødvendig kompetanse.
- Sørge for at alle faggrupper opplever et eierforhold til pasientbehandlingen.
- Fylle ledige stillinger i pleietjenesten for å avlaste eksisterende ansatte og sikre bedre bemanning.
Læring og vider oppfølging:
- Småteam må følges tett opp for å sikre at de blir gjennomført og fungerer etter hensikten.
- Utføre en "5 hvorfor" analyse med pleietjenesten i et eget møte for å dykke dypere inn i utfordringer.
- Gjennomføre spørreundersøkelse med Forms på nytt etter at småteam er implementert i større grad, for å evaluere effekten.
- Ansette vernepleiere er utfordrende på grunn av lønnsbetingelser. Utforske alternative løsninger for å tiltrekke og beholde kvalifisert personale.
Veien videre:
- Start med å teste ut faste småteam og juster basert på tilbakemeldinger og erfaringer.
- Revidere strukturen på morgenrapporten for å forbedre informasjonsdelingen.
- Lage en systematisk opplæringsplan som sikrer at alle nyansatte får den nødvendige kompetansen raskt.
- Sikre at alle faggrupper føler et ansvar og eierforhold til pasientbehandlingen gjennom deltakelse og engasjement.
- Fortsette arbeidet med å rekruttere vernepleiere og vurdere alternative måter å løse bemanningsutfordringer på, for eksempel ved å justere lønnsbetingelser eller tilby andre fordeler.
- Implementering
For å sikre en vellykket implementering, bør det opprettes en prosjektgruppe med representanter fra de ulike faggruppene. Regelmessige møter og tydelig kommunikasjon er avgjørende for å holde prosjektet på rett spor.
Prosjektet bør også ha støtte fra ledelsen for å sikre nødvendige ressurser og forankring i organisasjonen. Evaluering og justering av tiltakene skal skje fortløpende basert på tilbakemeldinger og erfaringer.
Oversikt over prosjekter i pilot 2 kommer høsten 2024.
Erfaringer og resultater fra spørreundersøkelsen viser at mange ledere i helsevesenet ikke har tilstrekkelig innsikt i innholdet av de forskjellige yrkesfagutdanningene rettet mot helsesektoren. For å adressere dette behovet, er det satt sammen en oversikt over lenker til relevante yrkesfaglige utdanninger. Disse lenkene, som fører direkte til utdanning.no, tilbyr informasjon om forskjellige studieprogram. Dette kan hjelpe ledere med å identifisere og utnytte den faglige kunnskapen og kompetansen som finnes i deres team. Ved å forstå hvilken utdanning de ansatte har, kan ledere bedre tilrettelegge for effektiv oppgavefordeling og videreutvikling av personalet.
Prosjektleder for Tørn og oppgavedeling i Helse Sør-øst