Oppgavedeling

Nevrologisk avdeling, Sykehuset Østfold

Problemstilling:

Avdelingen opplever store rekrutteringsutfordringer og måtte stenge senger i november 2023. Det er derfor kritisk å forbedre arbeidsprosessene og implementere effektiv oppgavedeling. En utfordring er at helse- og omsorgsarbeidere (HFA) ofte kjenner pasientens funksjonsnivå best, men må rapportere til sykepleiere (SPL), som deretter bruker tid på å sende PLO-meldinger. Kan oppgavedeling til HFA forbedre denne prosessen og samarbeidet mellom SPL og HFA, og dermed redusere arbeidsbelastningen?

Mål:

• 30 % av tidlig-meldingene (PLO) skal sendes av HFA.
• Arbeidsbelastningen skal oppleves bedret for SPL og uendret for HFA.

Lærdom:

• Synliggjøring av pågående forbedringsarbeid er viktig for å få effekt.
• Mange oppgaver utføres av vane/rutine, og det er nødvendig med hyppige påminnelser for å endre praksis.
• Småskalaforsøk er viktige for å kunne evaluere og justere forbedringsarbeidet underveis.

Veien videre:

• Fortsette med oppgavedeling og forbedringsarbeid.
• Neste steg er å definere og fordele ansvaret for vaktansvarligrollen til helsefagarbeidere.
• Tavlen er plassert i korridoren for bedre synlighet og ansvarliggjøring.
• Behov for å lære mer om alle aspekter av forbedringsarbeidet og oppgavedeling.

Problemstilling:

• Stort arbeidspress
• Sykepleiermangel
• Et stort og rigid system for å håndtere utfordringene
• Høye krav til oss selv og høye krav fra pasienter og pårørende
• Spørsmål: Hvordan skal vi komme i mål sammen?

Tiltak:

• Helsefagarbeider tar NEWS med fokus på pasienter med NEWS ≥ 3 i ett parameter
• Økt bevisstgjøring rundt observasjoner og vurdering av pasientene
• Bedre forståelse av målingene
• Økt kompetanse på det kliniske blikket
• Forbedret dokumentasjon rundt målinger og vurderinger
• Sykepleier og helsefagarbeider i tospann for å få bedre forståelse for hverandres arbeidsoppgaver

Lærdom:

• Viktig å dele opp arbeidet i mindre biter
• Prioritere hvilke områder som skal fokuseres på først
• Teste i liten skala før full implementering
• Involvere hele teamet i diskusjoner og beslutninger
• Feil er læringsmuligheter
• Prioritere tid til forbedringsarbeid og lage et årshjul for å planlegge aktiviteter
• Ha regelmessige møter og samtaler om forbedringsarbeid
• Variere deltakere i forbedringsteamet for å øke engasjementet

Veien videre:

• Fortsette med ukentlige forbedringstreff
• Prioritere og dele opp arbeid i håndterbare deler
• Bygge et godt arbeidsmiljø og psykologisk trygghet
• Planlegge aktiviteter som "Diversity icebreaker" og tilbakemeldingsøkter
• Implementere bedside learning og bruk av case i hverdagen
• Utvikle et årshjul for kontinuerlig oppfølging og planlegging
• Bruke "RÅBRA" for å gi positive tilbakemeldinger og anerkjennelse
  
  

Sengepost A, Medisinsk avdeling, Kongsberg sykehus 

Problemformulering:

Sykepleiere utfører oppgaven med å koble pasienter av og på intravenøs behandling.

Helsefagarbeidere varsler sykepleier når pasienten skal kobles av og på.

Konsekvens: Ventetid for pasienter og helsefagarbeidere, samt avbrytelser for sykepleiere som må avbryte andre oppgaver.

Hensikt:

Dele på denne arbeidsoppgaven for å oppnå bedre flyt i arbeidshverdagen og for å utnytte ressursene mer effektivt.

Mål:

• Bedre flyt og mer effektivt arbeid for sykepleiere og helsefagarbeidere.
• Redusert ventetid for pasienter.
• Redusert ventetid for andre avdelinger.
• Dele oppgaver som flere yrkesgrupper kan utføre.
• Øke kompetansen for hjelpepleiere/helsefagarbeidere.

Lærdom:

• Opplæring satt i system.
• "Tvunget" inn i arbeidet – overholde tidsplanen.
• Endring tar tid!
• Helsefagarbeidere/hjelpepleiere har gitt tilbakemelding på at det har vært nyttig og lærerikt å tilegne seg ny kunnskap.
• Erfaringsutveksling på samlinger i Oslo.
• Tidsplanen for hele forbedringsarbeidet kunne med fordel vært 1-2 måneder lengre.
• Kunne kartlagt antall pasienter som fikk intravenøs behandling i måleperiodene for bedre sammenligning av målingene som ble utført i perioden.

Veien Videre:

• Forbedre planleggingen med en lengre tidsramme (1-2 måneder ekstra) for å sikre grundigere implementering og evaluering.
• Fortsette med systematisk opplæring og sikre at alle involverte parter har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter.
• Optimalisere arbeidsflyten for å redusere ventetid og avbrytelser.
• Regelmessige samlinger og møter for å dele erfaringer og beste praksis.
• Innføre systematisk kartlegging av antall pasienter som får intravenøs behandling og bruke dette til å evaluere forbedringsarbeidet.
• Løpende evaluering av tiltakene som er innført, med justeringer basert på erfaring og tilbakemeldinger.

Medisinske senger, 3 etg., Ringerike sykehus

Bakgrunn: Når kun sykepleiere kan koble av/på, stelle og skylle PVK (perifert venekateter), oppstår følgende konsekvenser:

• Sykepleierne må avbryte sine andre oppgaver for å håndtere PVK.
• Pasienter og helsefagarbeidere må vente på at sykepleiere skal bli tilgjengelige.
• Pasienter kan oppleve forsinkelser i sin behandling og stell.
• Andre arbeidsoppgaver blir forsinket fordi sykepleiere må prioritere PVK-oppgaver.

Mål

• Bedre flyt og mer effektivt arbeid for sykepleiere og helsefagarbeidere.
• Mindre venting for pasienten.
• Mindre venting for andre avdelinger.
• Dele på oppgaven slik at flere kan utføre den.

Lærdom

• Oppgavedeling betyr også ansvarsdeling
• Sørg for at alle medarbeidere er med på endringen og støtter den.
• Regelmessig evaluering og innhenting av tilbakemeldinger er avgjørende.
• Anerkjenn at endringsprosesser ikke skjer over natten.
• Uenigheter kan være konstruktive og bidra til forbedringer.
• Sjekklister kan bidra til trygghet ved overføring av oppgaver.
• Sikre at opplæringen er godt dokumentert for å oppnå trygghet og kompetanse hos de som tar over oppgaver.

Veien Videre

• Prosjektet fortsetter og skal videre evalueres.
• Bruk den opparbeidede kompetansen om endringsarbeid for å forbedre prosessen.
• Bruke deltakere i prosjektgruppen som endringsagenter for å drive endringsprosessen fremover.
• Samarbeid om å standardisere opplæringen slik at den blir ensartet og effektiv.

Implementering

• For å sikre en suksessfull implementering, bør det opprettes en prosjektgruppe med representanter fra både sykepleiere og helsefagarbeidere. Regelmessige møter og tydelig kommunikasjon vil være avgjørende for å holde prosjektet på rett spor.
• Prosjektet bør også ha støtte fra ledelsen for å sikre nødvendige ressurser og forankring i organisasjonen. Evaluering og justering av tiltakene skal skje fortløpende basert på tilbakemeldinger og erfaringer.

AGK 3, Oslo Universitetssykehus

Prosjekt: «Arbeidsflyt mellom sykepleier og postsekretær»

Problemstilling:

Hvordan kan vi optimalisere oppgavefordelingen mellom sykepleiere og postsekretærer på dagtid for å redusere antall telefonforstyrrelser og avbrytelser gjennom vakten?

Mål:

• Færre ledd ved innkommende telefoner/kortere behandlingstid
• En bedre fordeling av felles arbeidsoppgaver
• Rett kompetanse på rett sted

Lærdom:

• Viktigheten av å identifisere problemet og sette klare og tydelige mål​
  ​
• Gjøre det «enkelt» og ikke for stort ​
  ​
• PDSA metodikken må tas i bruk tidlig i prosessen​
  ​
• Tydelig interessentanalyse for å få bedre oversikt​
  ​
• Konkret kommunikasjonsplan med tydeliggjøring av hvilken informasjon skal ut, når den skal ut og til hvem​
  ​
• Størrelse på teamet, både antall personer med ulike kompetanseområder

Avdeling for traumatisk hjerneskade, Sunnaas sykehus HF

Nå situasjon:

• For lite folk på jobb.
• Behandlingsplaner er ikke oppdatert.

Problemstilling: Manglende kommunikasjon og samarbeid om oppgaver i tverrfaglig team.

Mål:

• God flyt i kommunikasjon og oppgavedeling mellom faggruppene som sikrer at pasientenes behov blir ivaretatt.
• Bygge et sterkt tverrfaglig team.
• God planlegging av pasientenes behandlingsplan og mål for oppholdet.
• God arbeidsfordeling på tvers av faggruppene.
• Styrke kompetansen i alle faggrupper

Endringsideer og prioritering:

1. Innføre regelmessige møter i småteam for bedre kommunikasjon og samarbeid.
2. Justere morgenrapportens struktur for mer effektiv informasjonsdeling.
3. Systematisere opplæring for å sikre at alle ansatte har nødvendig kompetanse.
4. Sørge for at alle faggrupper opplever et eierforhold til pasientbehandlingen.
5.  Fylle ledige stillinger i pleietjenesten for å avlaste eksisterende ansatte og sikre bedre bemanning. 

Læring og vider oppfølging: 

• Småteam må følges tett opp for å sikre at de blir gjennomført og fungerer etter hensikten.
• Utføre en "5 hvorfor" analyse med pleietjenesten i et eget møte for å dykke dypere inn i utfordringer.
• Gjennomføre spørreundersøkelse med Forms på nytt etter at småteam er implementert i større grad, for å evaluere effekten.
• Ansette vernepleiere er utfordrende på grunn av lønnsbetingelser. Utforske alternative løsninger for å tiltrekke og beholde kvalifisert personale.

Veien videre:

• Start med å teste ut faste småteam og juster basert på tilbakemeldinger og erfaringer.
• Revidere strukturen på morgenrapporten for å forbedre informasjonsdelingen.
• Lage en systematisk opplæringsplan som sikrer at alle nyansatte får den nødvendige kompetansen raskt.
• Sikre at alle faggrupper føler et ansvar og eierforhold til pasientbehandlingen gjennom deltakelse og engasjement.
•  Fortsette arbeidet med å rekruttere vernepleiere og vurdere alternative måter å løse bemanningsutfordringer på, for eksempel ved å justere lønnsbetingelser eller tilby andre fordeler.
• Implementering

For å sikre en vellykket implementering, bør det opprettes en prosjektgruppe med representanter fra de ulike faggruppene. Regelmessige møter og tydelig kommunikasjon er avgjørende for å holde prosjektet på rett spor.

Prosjektet bør også ha støtte fra ledelsen for å sikre nødvendige ressurser og forankring i organisasjonen. Evaluering og justering av tiltakene skal skje fortløpende basert på tilbakemeldinger og erfaringer.