Søknadsbehandlingen består av flere trinn, fra mottak av søknaden til endelig vedtak om tildeling:
- Søknadsmottak og administrativ gjennomgang
- Klassifisering og fordeling til fagkomiteene
- Faglig vurdering av søknadene
- Komitemøter
- Utarbeidelse av samlet innstillingsliste
- Komite for strategisk målretting av regionale forskningsmidler
- Vedtak om tildeling og svar på søknaden
- Habilitet
Søknadsmottak og administrativ gjennomgang
Når en søknad om regionale forskningsmidler sendes inn i eSøknad, mottar prosjektleder automatisk en kvittering på e-post fra søknadsportalen. Dersom en annen enn prosjektleder har opprettet søknaden, sendes kvitteringen også til denne personen.
Etter at søknadsfristen har utløpt, gjennomgår forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF alle søknadene. Søknader som ikke oppfyller de formelle kravene beskrevet i utlysningen blir avvist. Prosjektleder (søker) vil i slike tilfeller bli varslet skriftlig.
Se oversikt over mulige årsaker til avvisning.
Klassifisering og fordeling til fagkomiteene
Prosjektleder (søker) klassifiserer selv søknaden i riktig faggruppe ved hjelp av en valgliste i søknadsskjemaet. Klassifiseringen er et sentralt element i søknadsprosessen og bestemmer hvilken fagkomite søknaden fordeles til.
Fagkomiteene består av medlemmer rekruttert fra internasjonale forskningsmiljøer med høy vitenskapelig produksjon. Sammensetningen av fagkomiteene skal gjenspeile den tematiske profilen for hver faggruppe og de fagområdene som inngår i søknadene i hver gruppe.
Helse Sør-Øst RHF rekrutterer kun medlemmer fra utlandet til sine fagkomiteer. Komitémedlemmene byttes ut jevnlig slik at det stadig trekkes inn nye medlemmer.
Faglig vurdering av søknadene
Hver søknad vurderes først individuelt av minst to uavhengige medlemmer i fagkomiteene. Vurderingen er basert på kriterier for både vitenskapelig kvalitet og forventet nytteverdi for pasientbehandling. Med forventet nytteverdi menes her:
Prosjektets forventede betydning/ nytteverdi for pasientbehandling på kort eller lang sikt og/eller sykdomsforebygging og/eller helsetjenestens organisering og kvalitet.
På dette stadiet er vurderingsprosessen konfidensiell, og individuelle rangeringer og vurderinger deles ikke mellom medlemmene i fagkomiteene.
Komitémøter
Etter at den individuelle søknadsvurderingen er ferdigstilt, rangeres alle søknader innen hver faggruppe etter score. De lavest rangerte søknadene (30-40 prosent) vurderes som ikke-konkurransedyktige og blir derfor ikke tatt videre til plenumsdiskusjon i panelene. I de tilfellene hvor det er en betydelig uenighet mellom de individuelle vurderingene, løftes søknadene videre til plenumsdiskusjon i fagkomiteene.
Dette innebærer at om lag 60 prosent av søknadene diskuteres enkeltvis i plenum i fagkomiteene. Fagkomiteene setter en endelig score for hver av disse søknadene i møtet, og utarbeider en endelig, omforent innstillingsliste.
Innledningsvis i hvert fagkomitemøte gjennomgås individuell gjennomsnittlig score og bruk av vurderingsskalaen for alle komitemedlemmene, samt kvaliteten på den enkeltes søknadsportefølje.
Samlet innstillingsliste
Resultatet fra hver fagkomité samles til slutt i en felles innstillingsliste som godkjennes av komitelederne for de respektive komiteene. Det settes også opp en rangert venteliste som kan benyttes utover i året dersom det av ulike årsaker blir tilgjengelige midler.
Utlysningspotten fordeles på de fire faggruppene ut fra søknadstilfang. Under forutsetning av tilstrekkelig kvalitet, sikres dermed tildeling av forskningsmidler innen hver faggruppe.
Forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF foretar aldri noen endringer i innstillingslisten fra fagkomiteene. Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF følger innstillingsprosessen og påser at føringer ikke fravikes under arbeidet.
Komité for strategisk målretting av regionale forskningsmidler
Søknader innenfor de prioriterte områdene konkurrerer først om forskningsmidler på lik linje med alle andre søknader i den tematisk åpne utlysningen. Dersom de oppnår en score blant de høyest rangerte søknadene, innstilles de til støtte der.
De høyest rangerte søknadene innenfor de prioriterte fagområdene som er diskutert i komitemøtene, men som ikke innstilles til støtte i den åpne utlysningen, sendes videre til en egen komite for strategisk vurdering. Denne komiteen utarbeider en innstillingsliste for søknader innen prioriterte områder. Komiteen består av medlemmer fra ulike enheter i det regionale helseforetaket, en brukerrepresentant, en konserntillitsvalgt og en observatør fra konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF.
Vedtak om tildeling og svar på søknaden
Den samlede innstillingslisten, inklusive ventelisten, fra alle fagkomiteene skal ifølge Instruks til styret i Helse Sør-Øst RHF om samarbeidet med universiteter og høyskoler legges fram for Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst.
Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtar endelig tildeling av regionale forskningsmidler på grunnlag av både den samlede innstillingslisten fra fagkomiteene og innstilte søknader fra komiteen for strategisk målretting av forskningsmidler.
Innstillingslisten fra fagkomiteene endres ikke i løpet av prosessen, verken av forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF, Samarbeidsorganet eller styret i Helse Sør-Øst RHF.
Oversikten over innvilgede søknader legges ut på nettsidene til Helse Sør-Øst RHF rett etter vedtak i styremøtet i Helse Sør-Øst RHF den 17. desember 2026. Samtlige prosjektledere for søknader om regionale forskningsmidler mottar samme dag svar pr. e-post.
Habilitet
Helse Sør-Øst RHF stiller strenge krav til habilitet i alle ledd av vurderingsprosessen:
- Medlemmene i fagkomiteene må erklære seg habile for hver enkelt søknad de skal bedømme
- Regionalt forskningsutvalg gjennomgår vurderingsprosessen, men blir ikke forelagt innstillingslisten
Medlemmene i Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst må vurdere sin habilitet i forhold til alle prosjekter som er innstilt til støtte eller venteliste. Det er utarbeidet egne kriterier for dette.